戒告処分通知書テンプレート｜書き方・例文・作成ポイント
従業員の服務規律違反や業務上のルール違反などに対して戒告処分を行う場合、処分内容や理由を明確に伝えるために「戒告処分通知書」を作成することがあります。
このページでは、戒告処分通知書のWordテンプレートを無料でダウンロードできます。会員登録は不要で、Word（.docx）形式のため、会社名や従業員名、就業規則の条項、処分理由、処分日などを自由に編集できます。
掲載しているのは、顧客対応における不適切な言動を理由としたシンプルな文例と、物流部門で確認作業を省略したことによる誤配送を理由とした詳しい文例の2種類です。
戒告処分通知書を初めて作成する方にも使いやすいように、基本的な記載項目、処分理由の書き方、作成時に確認しておきたいポイント、文面を自社向けに変更する方法もあわせて紹介します。
戒告処分通知書のテンプレートについて
戒告処分通知書は、従業員に対して戒告処分を行うことを文書で通知するための書類です。
戒告は、会社の就業規則に懲戒処分の一つとして定められている場合があり、問題となった行為について注意を与え、将来に向けて改善を求める目的で行われます。
ただし、戒告の位置づけや具体的な内容は、すべての会社で同じではありません。
「文書によって将来を戒める」と規定している会社もあれば、始末書の提出を伴う処分を別に「譴責」として定めている会社もあります。そのため、実際に通知書を作成する際には、自社の就業規則における戒告の定義や懲戒事由を確認しておくことが大切です。
また、通知書には単に「戒告処分とする」と記載するだけではなく、何が問題となったのか、どの規定に該当するのか、いつ処分を行うのかなどを整理して記載しておくと、処分内容が伝わりやすくなります。
このテンプレート作成のポイント
就業規則の条項を最初に確認する
戒告処分通知書を作る前に確認しておきたいのが、自社の就業規則です。
戒告がどのような処分として定められているのか、今回の行為がどの懲戒事由や服務規律に該当するのかを確認します。
テンプレートにある「第15条」「第23条第2項」といった条項は文例です。実際に使用するときは、そのまま残さず、自社の就業規則に記載されている正しい条項へ変更してください。
処分理由はできるだけ具体的にする
戒告処分通知書で特に重要なのが「処分理由」です。
「勤務態度が悪かったため」「会社のルールに違反したため」だけでは、何が処分対象になったのかが明確ではありません。
発生日、場所、業務内容、具体的な行為、その結果などを整理し、本人がどの行為について処分を受けるのか分かる文章にします。
一方で、事実確認ができていない内容まで書いたり、感情的な表現を加えたりすることは避けます。
事実と会社の評価を整理して書く
長めの処分理由を書く場合は、「発生した事実」と「会社がその行為をどう判断したのか」を整理すると読みやすくなります。
たとえば、
「出荷前の確認を行わなかった」
↓
「その結果、誤配送が発生した」
↓
「確認手順を省略した行為が社内規程に違反すると判断した」
という順序で書けば、戒告処分に至った理由を理解しやすくなります。
処分内容を曖昧にしない
通知書には「戒告処分とする」など、会社が決定した処分を明確に記載します。
再発防止を求める場合には、「今後は社内規程を遵守すること」「定められた確認手順を確実に実施すること」など、今回の問題に応じた文章を添える方法もあります。
処分前に事実関係を確認する
戒告処分を含む懲戒処分では、問題となった行為について事実関係を確認することが重要です。
本人への事情聴取、関係者への確認、社内記録や業務資料など、事案に応じて必要な確認を行います。
通知書を作成する段階でも、記載した日付や行為、規程の条項などに誤りがないか確認しておきましょう。
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戒告処分通知書テンプレート1：顧客対応に関する服務規律違反
テンプレート1は、顧客対応における不適切な言動を理由とした戒告処分通知書です。
「戒告の内容」「理由」「処分日」「異議申立てについて」の4項目に分かれており、比較的簡潔に処分内容を伝えられる構成になっています。
処分理由を短くまとめたい場合や、会社で決められた通知書の様式に沿って必要事項を整理したい場合に使いやすいタイプです。
戒告処分通知書
就業規則第15条により、あなたを下記のとおり戒告処分いたしますので通知いたします。
記
1 戒告の内容
将来を戒め、文書により厳重に注意する。
2 理由
令和6年5月10日に発生した顧客対応における不適切な言動が、就業規則第15条（服務規律）に違反する行為に該当するため。
3 処分日
令和6年8月24日
4 異議申立てについて
本通知書の内容に事実と相違する点がある場合は、受領日から7日以内に文書にて人事部宛てに申し出てください。
以上
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戒告処分通知書テンプレート2：確認作業の省略による誤配送
テンプレート2は、物流管理部門で必要な確認作業を行わず、誤配送を発生させたケースを想定した戒告処分通知書です。
テンプレート1と比べて処分理由を詳しく記載しており、問題となった行為から誤配送の発生、会社による事実確認、処分の判断までを順番に説明しています。
単に規則違反を指摘するだけではなく、「なぜ戒告処分になったのか」を具体的に伝えたい場合に使いやすい形式です。
戒告処分通知書
就業規則第23条第2項の定めにより、あなたを下記のとおり戒告処分といたしますので通知します。
記
1．処分内容
戒告処分とする。
今回の行為について厳重に注意するとともに、今後は社内規程および業務上の指示を遵守し、同様の行為を繰り返すことのないよう改善を求める。
2．処分理由
令和8年8月6日、あなたは物流管理部において、出荷前に実施することが定められている商品数量および納品先の確認作業を行わず、確認済みとして出荷処理を進めました。
その結果、株式会社東和フーズへ納品する予定であった業務用調理器具の一部が、別の取引先へ誤って発送される事態が発生しました。
誤配送については配送途中に判明したため商品は回収され、取引先への実質的な損害は発生しませんでした。しかし、出荷確認手順は誤配送を防止するために定められた重要な業務上のルールであり、これを省略した行為は看過できるものではありません。
会社が事実関係を確認し、本人から事情を聴取した結果、本件は就業規則第23条第2項に定める業務上の遵守事項に違反するものと判断しました。
以上のことから、今回については戒告処分とします。今後は定められた業務手順を確実に実施し、再発防止に努めてください。
以上
テンプレートのダウンロードについて
戒告処分通知書は、従業員に戒告処分を伝えるだけでなく、どのような事実を理由として、どの就業規則に基づき、どのような処分を行ったのかを明確にするための文書です。
作成するときは、処分理由を曖昧にせず、実際に確認された事実を整理したうえで記載することが大切です。また、テンプレートに記載された就業規則の条項や会社名、日付などをそのまま使用せず、自社の内容へ変更してください。
このページでは、顧客対応に関する服務規律違反を想定した簡潔なタイプと、確認作業の省略による誤配送を想定した詳しいタイプの2種類を掲載しています。
どちらもWord形式なので、必要な箇所を編集して、自社の文書様式や事案に合わせた戒告処分通知書を作成できます。
ここで掲載している戒告処分通知書テンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、対象者名、処分日、就業規則の条項、処分理由などを変更することで、自社の運用に合わせた戒告処分通知書として利用できます。
掲載している会社名、取引先名、商品名、日付、就業規則の条項、違反内容などは文例として設定したものです。実際に使用する際は、必ず自社の規程と確認された事実に合わせて変更してください。
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