普通解雇通知書テンプレートを無料DL｜書き方と文例・注意点

普通解雇通知書の無料Wordテンプレート

普通解雇通知書は、会社が従業員に対して普通解雇を通知する際に使用する文書です。解雇日だけでなく、解雇の理由や根拠となる就業規則の条項、必要に応じて解雇予告や退職手続きについて記載します。

このページでは、普通解雇通知書のWordテンプレートを2種類、無料でダウンロードできます。

1つ目は、必要な項目を簡潔にまとめた一般的な通知書です。2つ目は、解雇に至った経緯に加え、貸与品の返却や退職手続きまで詳しく記載できる形式です。

どちらもWord形式なので、会社名、従業員名、解雇日、解雇理由、就業規則の条項などを自社の状況に合わせて編集できます。

普通解雇通知書のテンプレートについて

普通解雇通知書は、会社が従業員との労働契約を終了させる際に、その旨を本人へ正式に伝えるための文書です。

普通解雇は、重大な規律違反などに対する制裁として行われる懲戒解雇とは性質が異なります。たとえば、業務遂行能力や適性などを理由として、雇用契約を継続することが困難になった場合などが考えられます。

ただし、「仕事が十分にできない」「会社に合わない」といった理由だけで、当然に解雇が認められるわけではありません。

実際に普通解雇を行う場合には、就業規則や労働契約の内容を確認するとともに、解雇理由となる事実や、それまでに行った指導、教育、改善機会の付与、配置転換の検討など、個々の事情を慎重に確認する必要があります。

テンプレートに記載する主な項目

普通解雇通知書には、会社や従業員の状況に応じて、次のような内容を記載します。

• 通知年月日
• 対象となる従業員の氏名
• 会社名・代表者名
• 「普通解雇通知書」などの文書タイトル
• 解雇する旨
• 解雇年月日
• 解雇理由
• 根拠となる就業規則の条項
• 解雇予告または解雇予告手当に関する事項
• 会社貸与品の返却
• 最終給与や社会保険などの退職手続き
• 問い合わせ先

すべての項目を必ず盛り込むという意味ではありません。自社の就業規則や解雇理由、通知時期などに合わせて必要な項目を選び、内容が本人に明確に伝わる文書にすることが大切です。

テンプレート作成のポイント

解雇日を明確にする

「○月末頃」「30日後」などの曖昧な表現だけにせず、可能であれば「令和○年10月31日」のように具体的な年月日を記載します。

通知日と解雇日の関係も確認し、解雇予告に関する法令上の要件を満たしているか確認しておきましょう。

解雇理由を具体的に記載する

「勤務態度が悪いため」「能力不足のため」といった抽象的な文章だけでは、本人が解雇理由を十分に理解できない場合があります。

能力や適性などを理由とする場合には、どのような業務上の問題があったのか、それに対して会社がどのような指導や改善の機会を設けたのかなど、実際の経緯に合わせて整理します。

ただし、必要以上に感情的な表現や本人を非難する表現を使用するのは避け、確認できる事実をもとに記載することが重要です。

就業規則の条項を確認する

テンプレートに記載されている「就業規則第30条」「就業規則第○条」はサンプルです。

そのまま使用せず、自社の就業規則に定められている解雇事由と照らし合わせ、実際に該当する条文・項目へ変更してください。

指導や改善の経緯を整理する

能力や適性を理由とする普通解雇では、それまで会社がどのような指導や教育を行ったのかも重要になります。

業務指導、面談、研修、担当業務の変更、配置転換などを実施している場合は、その経緯や記録も整理しておくとよいでしょう。

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普通解雇通知書テンプレート1：シンプルな基本形式

テンプレート1は、解雇日・解雇理由・解雇予告手当などを簡潔にまとめた普通解雇通知書です。

能力や適性に関する問題について、指導や教育、配置転換などを行ったものの改善が見られず、雇用契約の継続が困難になったケースを想定しています。

文章量を抑えながら必要事項をまとめたい場合に使いやすい形式です。

普通解雇通知書
就業規則第30条に基づき、貴殿を下記のとおり普通解雇といたしますので通知いたします。
記
1.解雇年月日
令和○年4月5日をもって解雇する(本通知書到達の日から30日後)。
2.事由
貴殿は、令和○年4月の入社以来、担当業務における能力・適性が著しく不足しており、上司による再三の指導及び教育、並びに部署異動による配置転換を行ったにもかかわらず、改善が見られませんでした。この状態が就業規則第30条(労働契約を継続し難い事由)に該当すると認められるため、普通解雇とするものです。
2.その他
なお、解雇予告手当については労働基準法の定めるところにより別途支給いたします。本件についてご不明な点がございましたら、人事部までお問い合わせください。
以上

▶ テンプレート1の無料ダウンロード

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普通解雇通知書テンプレート2：解雇理由を詳しく記載

テンプレート2は、普通解雇に至った経緯を詳しく説明する形式です。

物流管理部での入出庫管理や在庫データ確認を例として、業務上の問題、その後の指導、改善の機会、会社の判断という順序で理由を記載しています。

さらに、社員証や業務用端末などの返却、給与・社会保険・雇用保険などの退職手続きについても記載できるため、通知から退職までに必要となる事項を一つの文書にまとめたい場合にも利用できます。

普通解雇通知書
当社は、就業規則第○条および労働契約に基づき、下記のとおり貴殿を普通解雇することを通知いたします。
記
1.解雇日
令和○年10月31日
2.解雇理由
貴殿には、令和○年4月以降、物流管理部において商品の入出庫管理および在庫データの確認業務を担当していただいておりました。
しかし、業務上必要となる在庫データの入力および確認作業において誤りが繰り返し発生し、取引先への出荷数量の相違や社内在庫との差異が生じる状況が続きました。
当社では、業務手順の再説明、担当者による指導、業務内容の見直しなどを行い、改善の機会を設けてまいりましたが、その後も担当業務を安定して遂行できる状態には至りませんでした。
これらの状況を踏まえ、今後も現在の雇用契約を継続することは困難であると判断し、就業規則第○条に定める普通解雇事由に基づき、令和○年10月31日をもって貴殿を普通解雇することといたしました。
3.貸与品等の返却
社員証、入館証、制服、業務用端末、その他会社から貸与している物品については、会社が指定する期日までに返却してください。
4.退職に伴う手続き
最終給与、社会保険、雇用保険その他の退職に伴う手続きについては、総務部より別途ご案内いたします。
以上

▶ テンプレート2の無料ダウンロード

テンプレートのダウンロードについて

普通解雇通知書を作成するときは、解雇日や解雇理由だけでなく、根拠となる就業規則、これまでの指導や改善の経緯、解雇予告などについても確認することが大切です。

このページでは、シンプルにまとめた普通解雇通知書と、解雇理由や退職時の手続きを詳しく記載できる普通解雇通知書の2種類を用意しています。

Word形式のため、必要な部分を書き換えて利用できますが、普通解雇は個別の事情によって判断が大きく異なります。テンプレートだけで判断せず、実際の事実関係や法令、自社の就業規則を確認したうえで使用してください。

ここで掲載している普通解雇通知書テンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。

• 会員登録不要
• Word（.docx）形式
• 自由に編集可能
• 印刷してすぐ使える
• マクロ（VBA）なし
• 個人・法人どちらも利用可能
• 商用利用可能（利用規約の範囲内）

会社名、従業員名、解雇年月日、解雇理由、就業規則の条項などを編集することで、自社の状況に合わせた普通解雇通知書を作成できます。

※掲載しているテンプレートおよび文例は一般的なサンプルです。実際の解雇については個別の事情によって判断が異なります。法令や就業規則などをご確認のうえ、必要に応じて弁護士・社会保険労務士などの専門家へご相談ください。

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懲戒＋非懲戒（訓戒・戒告・譴責・厳重注意など）の違い

種類	区分	重さ	主な内容
訓戒	非懲戒	★☆☆☆☆	口頭・文書の軽い注意
注意・指導	非懲戒	★☆☆☆☆	行動改善の指導
戒告	懲戒	★☆☆☆☆	厳重注意（口頭・文書）
譴責	懲戒	★★☆☆☆	文書注意＋始末書
減給	懲戒	★★★☆☆	給与減額（上限あり）
出勤停止	懲戒	★★★★☆	出勤禁止・無給
降格	懲戒	★★★★☆	役職・等級の引き下げ
諭旨解雇	非懲戒	★★★★☆	自主退職を促す退職処分
普通解雇	非懲戒	★★★★☆	能力不足・勤務不良
懲戒解雇	懲戒	★★★★★	即時解雇・退職金不支給
自宅待機	非懲戒	—	調査のための就労停止
配置転換	非懲戒	—	改善措置としての異動