着荷の通知状無料Wordテンプレート｜書き方と例文・受領通知

着荷の通知状無料Wordテンプレート｜商品到着の書き方と例文

取引先から発送された商品が届いたときに、到着したことや検品結果を知らせるために使用できる「着荷の通知状」のWordテンプレートです。

商品が無事に届いたことだけでなく、納品書との照合、数量や品質の確認、破損の有無、納品受領書の送付などを文書として伝えられます。

このページでは、一般的な商品の着荷を簡潔に知らせるタイプと、業務用空気清浄機を例に、数量・型式・付属品・外観まで確認したことを詳しく伝えるタイプの2種類を掲載しています。

どちらもWord形式で、会社名、商品名、発送日、到着日、検品内容、同封書類などを自由に変更できます。会員登録は不要で、無料ダウンロードしてご利用いただけます。

着荷の通知状テンプレートについて

着荷の通知状は、取引先などから発送された商品や物品が到着したことを相手へ知らせるビジネス文書です。

単に「届きました」と連絡するだけでなく、商品を確認した結果、注文した数量や内容に相違がなかったこと、破損や不具合が見当たらなかったことなどを伝える役割があります。

継続して取引している相手であっても、発送側からすると「商品が予定どおり届いたか」「輸送中に問題がなかったか」は気になるところです。

そのため、商品を受け取って検品を終えた段階で着荷を知らせておくと、商品の受領状況を双方で確認しやすくなります。

納品受領書などを返送する場合は、着荷の通知状に同封書類として記載しておくと、何を送付したのかも明確になります。

「着荷」と「到着」「受領」の違い

「着荷」は、発送された荷物や商品が目的地へ到着することを表す言葉です。

一方、「到着」は商品だけでなく人や交通機関など幅広く使われます。「受領」は、商品や書類などを受け取ったことに重点を置いた表現です。

そのため、

商品が届いたことを知らせる → 着荷・到着
受け取ったことを明確にする → 受領
内容や数量まで確認したことを伝える → 検品・確認

というように、伝えたい内容によって使い分けられます。

タイトルも必ず「着荷の通知状」にする必要はありません。

「商品着荷のご通知」「商品到着のご連絡」「商品受領のご報告」など、取引先との関係や社内の文書様式に合わせて変更できます。

着荷の通知状に記載する主な内容

着荷の通知状を作成するときは、相手が「何が、いつ届き、どのような状態だったのか」を確認できる内容にします。

主に記載したいのは、発送日、着荷日、商品名、数量、検品結果、破損や不足の有無、受領したことへのお礼、同封書類などです。

特に複数の商品や付属品がある場合は、「問題ありませんでした」だけで終わらせず、何を確認したのかを具体的にすると分かりやすくなります。

テンプレート1｜商品着荷のご通知

テンプレート1は、商品が無事に到着し、検品でも問題がなかったことを簡潔に知らせる基本的な着荷通知状です。

発送日と着荷日を記載し、納品書との照合後、数量・品質ともに問題がなかったことを伝える構成になっています。

最後に納品受領書を同封したことを記載しているため、商品到着の報告と受領書の返送を1通の文書で行えます。

文章量が比較的少なく、特定の商品や業種に限定していないため、幅広い取引に使いやすいタイプです。

着荷の通知状Wordテンプレート｜商品の到着・検品結果を伝える文例 — 着荷の通知状｜商品の到着と検品完了を知らせるWord文例

商品着荷のご通知
拝啓平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、令和○年9月10日付でご出荷いただきました標記商品につきまして、令和○年9月12日、確かに着荷いたしましたことをご通知申し上げます。
さっそく納品書と照合のうえ検品いたしましたところ、数量・品質ともに問題なく、すべて良好な状態でございました。厚く御礼申し上げます。
つきましては、納品受領書を同封いたしましたので、ご査収のほどお願い申し上げます。
まずは、着荷のご通知まで申し上げます。
敬具
記
同封書類納品受領書 1通
以上

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テンプレート2｜業務用空気清浄機到着のご連絡

テンプレート2は、商品の到着から検品・受領までを詳しく伝えるタイプです。

業務用空気清浄機6台を受領した例として、注文内容と納品書を照合したうえで、

「数量」
「型式」
「付属品」
「外観」

まで確認したことを記載しています。

さらに、注文内容との相違や輸送中の破損が見当たらなかったことも伝えています。

テンプレート1より具体的なため、高額な機器、業務用設備、精密機器、複数の付属品がある商品など、受領時の確認内容を相手へ明確に伝えたい場合に利用しやすい文例です。

着荷の通知状Wordテンプレート｜業務用空気清浄機の到着・受領通知 — 着荷の通知状｜業務用空気清浄機の到着と受領を伝えるWord文例

業務用空気清浄機到着のご連絡
拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、11月12日にご発送いただきました「業務用空気清浄機」につきまして、11月14日に予定どおり弊社へ到着いたしましたので、ご連絡申し上げます。
到着後、注文内容および納品書と照合し、数量、型式、付属品ならびに外観の状態を確認いたしました。確認の結果、注文内容との相違や輸送中の破損等は見受けられず、すべて問題なく受領しております。
このたびは、迅速にご手配いただき誠にありがとうございました。
なお、受領確認済みの「納品受領書」を同封しておりますので、お手元に届きましたらご確認くださいますようお願い申し上げます。
まずは、商品の到着ならびに受領のご報告を申し上げます。
敬具
記
・受領品
業務用空気清浄機　6台
・同封書類
納品受領書　1通
以上

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