商品発送のお知らせ無料Wordテンプレート｜書き方・文例付き

商品発送のお知らせ無料Wordテンプレート｜出荷連絡の書き方・文例

注文を受けた商品を発送した際、取引先や顧客へ発送日や配送方法を伝える「商品発送のお知らせ」のWordテンプレートを無料でダウンロードできます。

このページでは、発送したことを簡潔に伝える基本タイプと、出荷商品・出荷日・到着予定日・配送業者・検収方法まで詳しく記載できるタイプの2種類を掲載しています。

どちらもWord形式なので、商品名や数量、日付、配送業者などを書き換えて利用できます。会員登録は必要ありません。自社の取引内容や商品に合わせて編集してご利用ください。

商品発送のお知らせのテンプレートについて

商品発送のお知らせは、注文を受けた商品を発送または出荷したことを取引先や顧客へ伝える文書です。

単に「発送しました」と知らせるだけでなく、商品名や数量、発送日、配送業者、到着予定日などを記載しておけば、受取側も到着に備えやすくなります。

法人間の取引では、納品後に商品の数量や状態を確認してもらい、物品受領書を返送してもらう場合もあります。そのような取引では、発送のお知らせに検収や受領書返送についての案内を加えておくと、発送後の手続きが分かりやすくなります。

商品発送のお知らせに記載したい内容

発送のお知らせは長い文章にする必要はありませんが、受取側が「何が、いつ発送され、いつ届くのか」を確認できる内容にしておくことが大切です。

基本的には、次の項目を取引内容に応じて記載します。

文書のタイトル
宛名・会社名・担当者名
発行日
差出人の会社名・部署名・担当者名
注文へのお礼
注文日
商品名・型式
数量
発送日または出荷日
到着予定日
配送業者
納品先
検収のお願い
物品受領書などの返送依頼
納品書などの同封書類
不足・破損があった場合の連絡先

すべてを毎回記載する必要はありません。少量の商品を継続的に発送する取引であれば簡潔な通知でも十分ですが、高額商品や業務用機器などでは、型式・数量・到着予定日などを詳しく記載した方が確認しやすくなります。

商品発送のお知らせを作成するポイント

注文内容を特定できるようにする

発送のお知らせで最も重要なのは、どの注文に対する発送なのかが分かることです。

「ご注文の商品を発送しました」だけでは、複数の注文がある取引先では確認に時間がかかる場合があります。

「令和○年8月3日にご注文いただきました○○○○20台」のように、注文日・商品名・数量を記載すると内容を照合しやすくなります。

注文番号や発注番号を使用している場合は、それらを追加してもよいでしょう。

発送日と到着予定日を区別する

「発送日」と「到着予定日」は意味が異なります。

発送日は自社または倉庫から商品を送り出した日、到着予定日は配送先へ届く見込みの日です。

詳しい発送案内を作成する場合は、この2つを分けて記載すると分かりやすくなります。

配送業者を記載する

配送業者が決まっている場合は、会社名を記載しておくと受取側が荷物を確認しやすくなります。

宅配便などで送り状番号・お問い合わせ番号が発行されている場合は、必要に応じて追跡番号を追加する方法もあります。

検収してほしい内容を明確にする

業務用機器や複数の商品を納品する場合は、到着後に何を確認してほしいのかを具体的に書いておくと親切です。

「数量、型式および外観に相違や破損がないかご確認ください」のように記載すれば、受取側が確認すべきポイントが明確になります。

受領書の返送が必要なら忘れずに記載する

物品受領書を同封する場合は、単に同封書類として記載するだけでなく、返送が必要であることも本文で伝えます。

捺印が必要なのか、署名のみでよいのかなど、自社の運用に合わせて表現を変更してください。

「発送」と「出荷」の違い

「発送」と「出荷」は似ていますが、使われる場面には少し違いがあります。

「発送」は、荷物を配送業者などへ引き渡して送り出したことを伝える際に使いやすい言葉です。そのため、取引先や顧客への案内では「商品発送のお知らせ」「発送のご連絡」といった表現が自然です。

一方、「出荷」は倉庫や工場などから商品を出す意味で使われることが多く、企業間取引や製造業、卸売業などでは「ご注文品出荷のご案内」といった文書名もよく使われます。

どちらかに統一しなければならないわけではありません。自社で普段使用している用語や、取引の流れに合わせて選択してください。

テンプレート1｜商品発送のお知らせ

テンプレート1は、注文を受けた商品を発送したことを簡潔に伝える基本タイプです。

注文日、商品名、数量、配送業者を本文にまとめ、到着後の内容確認と物品受領書の返送を依頼する構成になっています。

文末には「記」を設け、納品書と物品受領書の同封について確認できるようにしています。

文章量を抑えているため、日常的に商品の発送が発生する企業や、すでに取引内容が共有されている取引先への発送連絡に使いやすいテンプレートです。

商品発送のお知らせ｜発送連絡用の無料Wordテンプレート — 商品発送のお知らせ｜注文品の発送と受領書返送を伝えるWord文例

商品発送のお知らせ
拝啓日頃は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、令和○年8月3日にご注文いただきました○○○○ 20台を、本日〇〇急便にて発送いたしましたのでお知らせ申し上げます。
つきましては、お手元に到着しましたら内容をご確認のうえ、同封の物品受領書にご捺印のうえご返送くださいますようお願い申し上げます。
取り急ぎ、発送のご連絡まで申し上げます。
敬具
記
同封書類
1.納品書 1通
2.物品受領書 1通
以上

▶ テンプレート1の無料ダウンロード

テンプレート2｜ご注文品出荷のご案内

テンプレート2は、商品を出荷したことに加えて、到着予定日や検収方法などを詳しく伝えるタイプです。

業務用空気清浄機を例として、出荷商品、数量、出荷日、到着予定日、配送業者、同封書類を整理しています。

商品到着後には、数量だけでなく型式や外観についても確認をお願いし、不足や輸送中の破損があった場合の対応についても触れています。

テンプレート1より情報量が多いため、業務用機器、高額商品、複数台の商品、検収が必要な取引などに使いやすい構成です。

ご注文品出荷のご案内｜到着予定日・検収内容入りWordテンプレート — ご注文品出荷のご案内｜出荷内容と到着後の確認を伝えるWord文例

ご注文品出荷のご案内
拝啓　平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先般ご注文いただきました「業務用空気清浄機 ○○○ ABC-500」につきまして、本日、下記のとおり出荷いたしましたのでご案内申し上げます。
商品は、令和○年○月○日に貴社ご指定の納品先へ到着する予定です。お受け取りになりましたら、数量、型式および外観に相違や破損がないかご確認くださいますようお願いいたします。
また、納品書および物品受領書を同封しておりますので、ご検収後、物品受領書に必要事項をご記入のうえ、弊社までご返送くださいますようお願い申し上げます。
万一、商品に不足や輸送中の破損などがございましたら、お手数ではございますが、弊社営業担当までご連絡ください。速やかに確認のうえ対応いたします。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
まずは書中をもちまして、出荷のご案内を申し上げます。
敬具
記
同封書類
1.出荷商品:業務用空気清浄機エアクリーンAC-500　6台
2.出荷日:令和○年○月○日
3.到着予定日:令和○年○月○日
4.配送業者:東西物流株式会社
5.同封書類
（1）納品書　1通
（2）物品受領書　1通
以上