譴責処分通知書テンプレート｜始末書提出を求める文例2種
従業員が就業規則や服務規律に違反した場合、会社が本人に反省を求め、再発を防ぐために「譴責処分」を行うことがあります。その内容を正式に伝えるために作成するのが譴責処分通知書です。
このページでは、譴責処分通知書のWordテンプレートを無料でダウンロードできます。会員登録は不要で、Word（.docx）形式のため、会社名、従業員名、通知日、就業規則の条項、処分理由、始末書の提出期限などを自由に編集できます。
掲載しているのは、「会社備品であるノートパソコンを無断で私的利用したケース」と、「取引先へ提出する販売実績報告書について、必要な確認・承認手続きを行わなかったケース」の2種類です。
譴責処分通知書を作成するときに押さえておきたい基本的な書き方、処分理由をまとめるポイント、始末書についての記載方法、戒告や訓戒との違い、自社の事案に合わせて文面を変更する方法についても紹介します。
譴責処分通知書のテンプレートについて
譴責処分通知書は、従業員に対して譴責処分を行うことを文書で通知するための書類です。
一般に「譴責」は、従業員の問題となった行為を戒め、反省や今後の改善を求める処分として用いられることがあります。会社によっては、始末書の提出を伴う懲戒処分として就業規則に定めています。
ただし、譴責という名称や処分内容について、すべての会社に共通する一律の定義があるわけではありません。
会社によっては「戒告」「訓戒」「譴責」をそれぞれ異なる処分として定めている場合もあれば、戒告と譴責のどちらか一方のみを規定している場合もあります。
そのため、実際に譴責処分を行う場合には、まず自社の就業規則を確認し、
- 譴責が懲戒処分として規定されているか
- どのような行為が処分事由となるのか
- 始末書の提出を伴う処分なのか
- どのような手続きを経て処分を決定するのか
などを確認しておくことが重要です。
テンプレートに記載されている処分内容や就業規則の条項はあくまで文例です。実際の処分では、自社の規程と確認された事実に合わせて内容を変更してください。
テンプレート作成のポイント
事実関係を確認してから文書を作成する
譴責を含む懲戒処分では、処分を決定する前に問題となった事実を確認することが重要です。
本人への事情聴取、関係者への確認、業務記録、メール、申請書、社内システムの履歴など、事案に応じて必要な資料を確認します。
「おそらく本人が行った」「以前も同じことをしていたと思われる」といった推測を、そのまま処分理由として記載することは避けます。
感情的な文章を入れない
譴責処分は本人に反省を求めるものですが、通知書そのものを感情的な文章にする必要はありません。
「極めて無責任である」「社員として到底許されない」といった表現を重ねるより、
「所定の承認を受けずに書類を提出した」
「会社の許可を得ずに備品を持ち出した」
など、確認された事実を中心に書くほうが処分理由が明確になります。
始末書の提出について明確にする
自社の譴責処分が始末書の提出を伴う場合は、通知書にもその旨を記載できます。
たとえば、
「本件についての経緯、反省および再発防止策を記載した始末書を令和○年○月○日までに人事総務部へ提出すること」
とすれば、本人が何をいつまでに行うのかが分かります。
ただし、始末書を提出させるかどうかは、自社の就業規則や懲戒規程を確認したうえで判断します。
処分理由と再発防止をつなげる
本人に改善を求める場合は、問題となった行為と関係する内容にします。
承認手続きを省略したのであれば「今後は所定の承認を必ず受ける」、会社備品を無断で持ち出したのであれば「備品管理規程および持出手続きを遵守する」といった具合です。
単に「今後十分注意すること」とするより、何を改善すべきなのかが伝わりやすくなります。
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譴責処分通知書テンプレート1：会社備品の無断持ち出し・私的利用
テンプレート1は、会社所有のノートパソコンを無断で持ち出し、私的に利用していたケースを想定した譴責処分通知書です。
処分内容と処分理由だけで構成した比較的シンプルな書式で、譴責処分であることと始末書の提出を簡潔に伝えられます。
会社備品の持ち出しや私的利用だけでなく、社内設備、機器、車両などの利用ルールに違反したケースへアレンジすることもできます。
譴責処分通知書
就業規則第14条に基づき、貴殿を下記のとおり譴責処分といたしますので通知いたします。
記
1.処分内容
貴殿を譴責処分とし、始末書の提出を求める。
2.理由
貴殿は、令和○年11月から令和○年1月までの間、会社に無届のまま社内の備品(ノートパソコン1台)を私的に持ち出し、業務時間外に個人的な用途で使用しておりました。この行為は、就業規則第14条(会社備品の私的利用の禁止)に違反するものと認められます。
以上
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譴責処分通知書テンプレート2：社外提出書類の承認手続き違反
テンプレート2は、取引先へ提出する販売実績報告書について、必要な社内確認・承認を受けずに送付したケースを想定しています。
テンプレート1よりも処分理由を詳しく記載しており、
「どのような行為があったのか」
「本来どのような手続きが必要だったのか」
「どのような結果になったのか」
「会社がどのように判断したのか」
まで順を追って説明しています。
また、始末書の提出期限と提出先、今後求める改善についても記載しているため、処分内容を具体的に通知したい場合に利用しやすい形式です。
譴責処分通知書
就業規則第14条に基づき、貴殿を下記のとおり譴責処分といたしますので通知いたします。
記
1.処分内容
譴責処分とする。
今回の行為について厳重に注意するとともに、自らの行動を振り返り、今後同様の行為を繰り返すことのないよう改善を求めます。
また、本件についての経緯、反省および今後の再発防止について記載した始末書を、令和8年9月4日までに人事総務部へ提出してください。
2.理由
令和8年7月22日、あなたは営業管理部において、取引先へ提出する販売実績報告書を作成する際、上司による事前確認を受けることなく、未確定の売上データを確定値として記載し、株式会社△△へ送付しました。
当該報告書については、社内規程により、外部へ提出する前に所属長による内容確認および承認を受けることが定められています。しかし、あなたは提出期限を優先し、必要な確認手続きを行わないまま取引先へ送付しました。
翌日、社内で売上データを確認した際に記載内容の誤りが判明し、取引先へ事情を説明したうえで訂正版を再提出することとなりました。幸い、金銭的な損害には至りませんでしたが、取引先に訂正対応をお願いする結果となり、会社の信用を損ないかねない事態を招きました。
会社が本人への事情聴取および関係資料の確認を行った結果、今回の行為は就業規則第22条第2項に定める服務規律および社内の承認手続きに反するものと判断しました。
3. 今後について
今後は、社外へ提出する書類について定められた確認・承認手続きを必ず実施し、提出期限が迫っている場合であっても、自己判断で必要な手続きを省略することのないよう徹底してください。
今回の処分を重く受け止め、業務上の基本的なルールを改めて確認するとともに、責任ある行動を心がけ、再発防止に努めることを求めます。
以上
テンプレートのダウンロードについて
譴責処分通知書を作成するときは、単に「譴責処分とする」と記載するだけではなく、どのような行為があり、どの就業規則に基づいて処分を行い、本人に何を求めるのかを整理することが大切です。
処分理由は抽象的な評価だけで済ませず、確認された事実を中心にまとめます。また、始末書の提出を求める場合は、必要に応じて提出期限や提出先も明確にします。
このページでは、会社備品の無断持ち出し・私的利用を想定した簡潔なテンプレートと、社外提出書類の確認・承認手続き違反を詳しく記載したテンプレートの2種類を掲載しています。
どちらもWord形式なので、会社名、対象者名、就業規則の条項、処分理由、始末書の提出期限などを変更し、自社の規程と実際の事案に合わせて利用できます。
ここで掲載している譴責処分通知書テンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、対象者名、通知日、就業規則の条項、処分理由、始末書の提出期限などを編集することで、自社の運用に合わせた譴責処分通知書として利用できます。
テンプレートに記載している会社名、取引先名、日付、商品名、就業規則の条項、違反内容などは文例として設定したものです。実際に使用するときは、必ず自社の規程と確認された事実関係に合わせて変更してください。
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懲戒＋非懲戒（訓戒・戒告・譴責・厳重注意など）の違い
| 種類 | 区分 | 重さ | 主な内容 |
|---|---|---|---|
| 訓戒 | 非懲戒 | ★☆☆☆☆ | 口頭・文書の軽い注意 |
| 注意・指導 | 非懲戒 | ★☆☆☆☆ | 行動改善の指導 |
| 戒告 | 懲戒 | ★☆☆☆☆ | 厳重注意（口頭・文書） |
| 譴責 | 懲戒 | ★★☆☆☆ | 文書注意＋始末書 |
| 減給 | 懲戒 | ★★★☆☆ | 給与減額（上限あり） |
| 出勤停止 | 懲戒 | ★★★★☆ | 出勤禁止・無給 |
| 降格 | 懲戒 | ★★★★☆ | 役職・等級の引き下げ |
| 諭旨解雇 | 非懲戒 | ★★★★☆ | 自主退職を促す退職処分 |
| 普通解雇 | 非懲戒 | ★★★★☆ | 能力不足・勤務不良 |
| 懲戒解雇 | 懲戒 | ★★★★★ | 即時解雇・退職金不支給 |
| 自宅待機 | 非懲戒 | — | 調査のための就労停止 |
| 配置転換 | 非懲戒 | — | 改善措置としての異動 |