減給処分通知書のWordテンプレートを無料でダウンロード
従業員に懲戒処分として減給を通知するときに使用できる「減給処分通知書」のWordテンプレートです。
減給処分を行う場合は、単に「給与を減額する」と伝えるだけではなく、どのような行為を理由として処分するのか、就業規則のどの規定に該当するのか、どの給与からいくら減給するのかなどを、できるだけ明確にしておくことが大切です。
このページでは、内容の異なる2種類の減給処分通知書を掲載しています。
テンプレート1は、勤務時間中に会社の許可なく私的な業務を行っていたケースを想定した文例です。テンプレート2は、社内の承認手続きを経ずに取引条件を変更し、取引先へ見積書を提出したケースを想定しています。
どちらもWord形式なので、会社名、従業員名、処分日、就業規則の条項、処分理由などを自社の状況に合わせて編集できます。
減給処分通知書のテンプレートについて
減給処分通知書とは、会社が従業員に対して懲戒処分として減給を行うことを正式に通知するための文書です。
減給は、従業員の給与に直接影響する処分です。そのため、口頭だけで済ませるのではなく、処分の根拠や内容を文書に残しておくことが重要になります。
一般的には、次のような内容を記載します。
- 文書の作成日
- 対象となる従業員の氏名・所属
- 「減給処分通知書」などの文書タイトル
- 処分の根拠となる就業規則
- 処分の種類
- 減給する金額や対象となる給与
- 処分の理由
- 違反行為が発生した日時や期間
- 該当する就業規則の条項
- 今後の改善を求める文言
- 会社名・代表者名
特に処分理由については、「勤務態度に問題があったため」といった抽象的な表現だけではなく、いつ、どのような行為があり、それがどの規定に該当したのかが分かるように記載すると、処分の内容を伝えやすくなります。
減給処分通知書テンプレートの作成ポイント
- 処分の根拠となる就業規則を確認する
減給処分通知書を作成する前に、まず確認しておきたいのが自社の就業規則です。
通知書だけに「減給処分とする」と記載すればよいわけではありません。対象となる行為が就業規則上の懲戒事由に該当しているか、また減給が懲戒処分の種類として定められているかを確認する必要があります。
テンプレートに記載している「第16条」「第25条」などはあくまで文例です。実際に使用するときは、自社の就業規則に合わせて変更してください。 - 減給の内容を具体的に記載する
従業員本人が処分内容を正確に把握できるよう、減給の対象となる給与や金額などを明確にします。
たとえば、
「令和○年○月支給分の給与について、○○円を減給する」
「平均賃金1日分の○分の○に相当する額を減給する」
など、具体的な内容が分かる記載にします。
ただし、懲戒処分として行う減給には法令上の制限があります。実際の金額を決定するときは、就業規則だけでなく労働基準法などの関係法令も確認してください。 - 処分理由は事実関係を中心に書く
減給処分通知書では、処分理由が重要になります。
感情的な表現や必要以上に強い表現は避け、
「いつ」
「どこで」
「何をしたのか」
「どのような問題が発生したのか」
「どの規定に違反したのか」
という順序で整理すると分かりやすくなります。
「会社に多大な迷惑をかけた」「社会人として許されない行為である」といった主観的な文章を増やすよりも、確認できた事実を簡潔に記載したほうが、通知書として内容を整理しやすくなります。 - 本人に説明した内容と通知書を一致させる
事前に本人から事情を聞いている場合は、その内容と通知書に記載する事実関係に食い違いがないか確認します。
処分理由となる日時や行為、社内調査で確認された内容などについて、通知書を作成する段階でもう一度確認しておくとよいでしょう。 - 処分理由を必要以上に長くしない
減給処分通知書は、調査報告書や顛末書とは役割が異なります。
詳しい経緯をすべて通知書に書き込む必要はありません。処分の対象となった事実、就業規則との関係、処分内容が読み手に伝わる程度にまとめます。
複雑な案件の場合は、社内調査記録や本人から提出された始末書、顛末書などを別途保管し、通知書そのものは読みやすく整理する方法もあります。
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テンプレート1：無断で私的な業務を行った場合の減給処分通知書
テンプレート1は、従業員が勤務時間中に会社の許可を得ず、個人的に運営しているインターネットショップの受発注業務を行っていたケースを想定した文例です。
職務専念義務や会社の許可を得ない副業に関する規定への違反を理由として、減給処分を通知する構成になっています。
処分理由には、問題となった期間と具体的な行為を記載しているため、比較的シンプルな形式の減給処分通知書として利用できます。
減給処分通知書
就業規則第16条に基づき、貴殿を下記のとおり減給処分といたしますので通知いたします。
記
1.減給内容
令和○年3月1日から3ヵ月間、基本給の10%を減額する。
2.理由
貴殿は、令和○年9月から令和○年12月までの間、会社の許可を得ることなく、就業時間中に私用のインターネットショップ運営(商品の受発注業務)を行っておりました。この行為は、就業規則第16条(職務専念義務違反および会社の許可を得ない副業の禁止)に違反するものと認められます。
以上
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テンプレート2｜承認手続きを行わず取引条件を変更した場合
テンプレート2は、取引先へ提出する見積書について、従業員が社内承認を受けずに取引条件や値引率を変更したケースを想定しています。
テンプレート1よりも処分理由を詳しく記載しているのが特徴です。
「どのような行為があったのか」だけではなく、その結果として取引先への訂正や再説明が必要になったこと、社内調査によって承認手続きを認識していたことが確認されたことまで記載しています。
処分に至った経緯をある程度詳しく通知したい場合に参考にしやすい形式です。
減給処分通知書
当社就業規則第25条の規定に基づき、貴殿を下記のとおり減給処分とすることを決定しましたので、通知いたします。
記
1.減給内容
減給処分
令和8年11月支給分の給与について、平均賃金1日分の2分の1に相当する額を減給する。
2.理由
貴殿は、令和8年9月18日、取引先へ提出する見積書を作成する際、社内で定められた承認手続きを行わないまま、自己の判断で取引条件および値引率を変更し、取引先へ送付しました。
その結果、当社が正式に承認していない条件が取引先へ提示され、内容の訂正や再説明が必要となるなど、業務に支障を生じさせました。
社内調査の結果、貴殿が所定の承認手続きを認識していたにもかかわらず、確認を怠って業務を進めていたことが確認されました。
これらの行為は、当社就業規則第25条第2項に定める服務規律違反に該当するため、事情を総合的に検討した結果、上記の減給処分とします。
今後は社内規程および業務上の手続きを遵守し、同様の行為を繰り返すことのないよう十分注意してください。
以上
テンプレートのダウンロードについて
減給処分通知書を作成するときは、「減給する」という結論だけでなく、処分の根拠となる就業規則、対象となった行為、減給内容を分かりやすく記載することが大切です。
今回掲載している2種類のWordテンプレートは、簡潔な通知書と、処分理由を詳しく説明する通知書という違いがあります。
自社の状況に近いものをベースに、就業規則の条項や事実関係、減給内容などを変更してご利用ください。
ただし、減給は給与に直接関係する懲戒処分です。テンプレートの文面だけを変更して処分を決定するのではなく、就業規則や関係法令を確認したうえで、適切な内容にすることが重要です。
ここで掲載している減給処分通知書テンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、従業員名、処分日、減給内容、処分理由、就業規則の条項などを編集して利用できます。
※掲載している減給処分通知書は、書式や文面を作成する際の一般的なサンプルです。実際に懲戒処分として減給を行う場合は、労働基準法、労働契約、就業規則、賃金規程などを確認し、処分の根拠、相当性、減給額などを十分に検討してください。必要に応じて社会保険労務士や弁護士などの専門家へご相談ください。
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