降格処分通知書テンプレート｜役職変更・処分理由の文例付き
従業員を懲戒処分として降格させる場合には、処分の内容や理由、適用する就業規則などを明確にした「降格処分通知書」を交付することがあります。
降格は、役職や職位の変更だけでなく、役職手当などの処遇にも影響することがあるため、通知書には「いつから」「どの役職からどの役職へ変更するのか」「なぜ処分を行うのか」を具体的に記載することが大切です。
このページでは、降格処分通知書のWordテンプレートを2種類、無料でダウンロードできます。
1つ目は、部下の労務管理を怠った管理職を「営業課長から営業課主任へ降格する」ケース、2つ目は、承認を得ずに取引条件を変更したことなどを理由とするケースです。
どちらもWord形式のため、会社名や氏名、役職、処分理由、就業規則の条項などを変更して利用できます。
降格処分通知書テンプレートについて
降格処分通知書とは、会社が従業員に対して降格処分を行う際に、その決定内容を本人へ通知するための文書です。
一般的には、処分の根拠となる就業規則や人事規程、降格前後の役職、処分の効力が発生する日、処分理由などを記載します。
たとえば、
「営業課長から営業課主任へ変更する」
「部長職を解き、課長職とする」
といった役職変更を明記することで、本人に処分内容を具体的に伝えられます。
また、役職の変更に伴って役職手当などの取扱いが変わる場合には、その点についても記載しておくと分かりやすくなります。
ただし、会社における「降格」には、懲戒処分として行われるもののほか、人事上の職位変更など異なる性質のものがあります。
そのため、実際に文書を作成するときは、今回の措置がどのような根拠に基づくものなのかを確認したうえで、内容に合った通知書を作成することが重要です。
降格処分通知書作成のポイント
降格処分通知書は、単に「降格します」と記載するだけでは、何が決定されたのか分かりにくくなります。少なくとも、次の項目を確認しながら作成するとよいでしょう。
1．処分の根拠を明確にする
冒頭には、就業規則第○条に基づきなど、処分の根拠となる規程を記載します。
人事規程や懲戒規程などが別に設けられている場合には、それらの規程との整合性も確認します。
2．降格前と降格後の役職を記載する
「降格処分とする」だけではなく、
変更前：営業課長
変更後：営業課主任
のように記載すると、処分内容が明確になります。
組織変更を伴う場合には、所属部署についても記載しておきます。
3．降格の発令日を記載する
「令和○年○月○日付をもって」など、いつから新しい役職になるのかを明記します。
通知日と降格の発令日が同じとは限らないため、両者を混同しないよう注意します。
4．処分理由は具体的に記載する
処分理由を「勤務態度が悪いため」「会社に損害を与えたため」などの抽象的な表現だけで済ませると、本人に処分の根拠が伝わりにくくなります。
可能な範囲で、問題となった行為の時期、内容、適用する規程などを整理して記載します。
一方で、確認できていない事実や感情的な評価を書き加えることは避け、会社が確認した事実をもとに文面を作成することが大切です。
5．給与や役職手当への影響を確認する
降格に伴って役職手当がなくなる場合や、給与体系そのものが変更される場合には、給与規程などとの整合性を確認する必要があります。
「役職を下げること」と「賃金を下げること」は常に同じ扱いになるとは限りません。
テンプレートをそのまま使用せず、自社の就業規則、給与規程、雇用契約などを確認してから文面を決めることが重要です。
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テンプレート1：労務管理上の職責違反を理由とした降格処分通知書
テンプレート1は、管理職による部下の労務管理上の問題を理由として、営業課長から営業課主任へ降格するケースを想定した文例です。
処分内容を簡潔にまとめているため、余分な説明を加えず、処分内容と理由を端的に伝えたい場合に使いやすい形式です。
降格日だけでなく、役職手当の支給停止についても記載しています。
降格処分通知書
就業規則第20条に基づき、貴殿を下記のとおり降格処分といたしますので通知いたします。
記
1.降格内容
令和○年4月16日をもって、営業課長職を解き、営業課主任に降格する。これに伴い、役職手当は令和○年4月分より支給を停止する。
2.事由
貴殿は、令和○年10月から令和○年1月までの間、部下の労務管理を著しく怠り、部下複数名に対する時間外労働の適正な把握および指導を行わなかった結果、労働基準法違反の状態を招いた。この行為は、就業規則第20条(管理監督者としての職責違反)に該当すると認められるため。
以上
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テンプレート2：承認手続き違反を理由とした降格処分通知書
テンプレート2は、処分に至った経緯を比較的詳しく記載するタイプです。
重要な見積書や契約関係書類について、上司の承認を受けずに取引条件を変更したケースを例にしています。
単に「社内規程に違反した」とするのではなく、
「何をしたのか」
「会社にどのような影響が生じたのか」
「管理職として何が問題だったのか」
という流れで理由を記載している点が特徴です。
降格処分通知書のWordテンプレートです。
降格処分通知書
就業規則第○条および人事規程第○条の定めに基づき、貴殿を下記のとおり降格処分とすることを決定しましたので、通知いたします。
記
1.処分内容
令和○年10月1日付をもって、貴殿の役職を次のとおり変更します。
変更前：法人営業部 営業課長
変更後：法人営業部 主任
これに伴い、役職手当その他の処遇については、変更後の役職に適用される当社給与規程に基づき取り扱うものとします。
2.処分の理由
貴殿は、令和○年5月から7月にかけて、複数の重要取引先に対する見積書および契約関係書類について、上司の承認を受けることなく条件を変更し、取引先へ提示していたことが確認されました。
また、その事実について社内から複数回確認を求められたにもかかわらず、必要な報告を速やかに行わず、結果として取引条件の再調整や関係部署による対応が必要となりました。
管理職である貴殿には、社内規程を遵守するとともに、部下の業務を適切に管理し、重要事項について上司および関係部署へ正確に報告する責任があります。
今回の一連の行為は、管理職として求められる職責を十分に果たしたものとは認められず、当社の業務運営および取引先との信頼関係にも影響を及ぼす行為であると判断しました。
以上の事情を総合的に勘案し、就業規則第○条に基づき、上記のとおり降格処分とします。
2.処分の理由
今後は、社内規程および業務上の承認手続きを遵守するとともに、担当業務について適切な報告・連絡・相談を徹底し、信頼回復に努めてください。
以上
テンプレートのダウンロードについて
降格処分通知書を作成するときは、処分の根拠、発令日、降格前後の役職、処分理由、役職手当などの取扱いを整理して記載することがポイントです。
このページでは、簡潔に処分内容を伝えるタイプと、処分に至った理由を詳しく説明するタイプの2種類を掲載しています。
どちらもWord形式なので、会社名や対象者名、役職、処分理由、就業規則の条項などを書き換えて利用できます。
実際に使用する際には、自社の就業規則や人事規程、給与規程などとの整合性を確認し、実際の処分内容に合わせて文面を調整してください。
ここで掲載しているテンプレートは、無料でダウンロードして利用できます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なし
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、対象者の氏名、役職、処分日、処分理由、就業規則の条項などを編集し、自社の規程や実際の状況に合わせてご利用ください。
※掲載しているテンプレートは一般的な文例です。実際に懲戒処分として降格を行う場合には、就業規則、人事規程、給与規程、雇用契約などを確認し、必要に応じて弁護士や社会保険労務士などの専門家へご相談ください。
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懲戒＋非懲戒（訓戒・戒告・譴責・厳重注意など）の違い
| 種類 | 区分 | 重さ | 主な内容 |
|---|---|---|---|
| 訓戒 | 非懲戒 | ★☆☆☆☆ | 口頭・文書の軽い注意 |
| 注意・指導 | 非懲戒 | ★☆☆☆☆ | 行動改善の指導 |
| 戒告 | 懲戒 | ★☆☆☆☆ | 厳重注意（口頭・文書） |
| 譴責 | 懲戒 | ★★☆☆☆ | 文書注意＋始末書 |
| 減給 | 懲戒 | ★★★☆☆ | 給与減額（上限あり） |
| 出勤停止 | 懲戒 | ★★★★☆ | 出勤禁止・無給 |
| 降格 | 懲戒 | ★★★★☆ | 役職・等級の引き下げ |
| 諭旨解雇 | 非懲戒 | ★★★★☆ | 自主退職を促す退職処分 |
| 普通解雇 | 非懲戒 | ★★★★☆ | 能力不足・勤務不良 |
| 懲戒解雇 | 懲戒 | ★★★★★ | 即時解雇・退職金不支給 |
| 自宅待機 | 非懲戒 | — | 調査のための就労停止 |
| 配置転換 | 非懲戒 | — | 改善措置としての異動 |