夏季休暇のお知らせ Wordテンプレート無料ダウンロード｜取引先向け2種類

夏季休暇のお知らせテンプレート｜取引先向け・出荷停止や受注締切を案内するWord例文

毎年夏になると「去年のお知らせ文がどこかに行ってしまった」「前任者が作ったものを流用しているが、もう少し整えたい」という声をよく聞きます。このページでは、取引先や得意先へそのまま送付できる夏季休暇のお知らせWordテンプレートを2種類、無料でご用意しました。日付・会社名・連絡先を書き換えるだけで完成するので、忙しい時期でも短時間で仕上げることができます。

テンプレートの種類と特徴

一口に夏季休暇のお知らせといっても、会社の規模や業種、取引先との関係によって適した文体や記載項目は変わります。ここでは用途の異なる2種類をご用意しました。どちらも謹啓・謹白形式を採用した格式ある文体で、A4縦サイズに収まるレイアウトです。

テンプレート1：標準型｜出荷・受注締切を明記

夏季休暇期間・最終出荷日・受注締切・問い合わせ対応・緊急連絡先の5項目を番号付きで整理したタイプです。製造業・卸売業など、出荷スケジュールの案内が欠かせない業種に向いています。具体的な日付をそのまま記入できる箇所が多く、カスタマイズの手間が最小限で済みます。

夏季休暇のお知らせ

謹啓　盛夏の候、皆様におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、誠に勝手ながら弊社では、下記の期間を夏季休暇とさせていただきますのでご案内申し上げます。
休暇期間中は、通常業務および出荷業務を休止させていただきますため、お取引先の皆様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
なお、休暇前後はご注文やお問い合わせが集中することが予想されますので、納期等に余裕をもってご依頼いただけますと幸いです。ご不明な点がございましたら、事前に弊社担当までご相談ください。
謹白

記

夏季休暇期間
2026年8月10日（月）～8月15日（土）
※8月16日（日）より通常営業いたします。
出荷および受注について
・休暇前最終出荷日：8月9日（日）
・休暇前のご注文締切：8月8日（土）15時まで
※締切以降のご注文につきましては、休暇明けの対応となります。
お問い合わせ対応
休暇期間中にいただいたお問い合わせにつきましては、営業再開後、順次対応させていただきます。
緊急時のご連絡先
緊急のご用件につきましては、下記までご連絡ください。
総務部　緊急対応窓口
TEL：00-0000-0000（担当：○○）
以上

▶ テンプレート1（標準型｜出荷・受注締切を明記）の無料ダウンロード

テンプレート2：詳細型｜工場停止・発行者情報あり

工場の全面停止を明記した本文と、発行者（会社名・部署・担当者）欄を備えたタイプです。テンプレート1より本文が長く、より丁重な印象を与えます。表形式の記書きで休業期間・最終受注・工場操業・緊急連絡先・ウェブサイト情報を一覧化しており、情報量が多い場合でも見やすくまとまります。

夏季休暇のお知らせ

謹啓　盛夏の候、皆様におかれましては一層のご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、誠に勝手ながら、弊社では下記のとおり夏季休暇を実施いたします。休業期間中は弊社工場の操業を全面的に停止いたしますため、出荷・製造・お問い合わせ対応等につきまして、平常どおりのご対応ができかねる場合がございます。お取引先の皆様には多大なるご不便とご迷惑をおかけいたしますことを、深くお詫び申し上げます。
つきましては、休業前のご注文につきましては余裕をもってお早めにいただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。なお、緊急のお問い合わせにつきましては、下記の緊急連絡先にて対応いたします。ご不便をおかけいたしますが、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
休業明けは通常どおり業務を再開いたします。引き続き変わらぬお引き立てを賜りますよう、社員一同心よりお願い申し上げます。
謹白

記

夏季休業期間 令和○年　○月○日（○）〜 ○月○日（○）
計 ○ 日間　／　○月○日（○）より通常業務を再開いたします
休業前最終受注 ○月○日（○）　午後○時まで
※ 期日を過ぎたご注文は休業明け以降の対応となります。あらかじめご了承ください。
工場操業について 休業期間中は全工場の操業を停止いたします
※ 製造・出荷ともに休業明け順次対応となります。
緊急連絡先 総務課　○○-○○○○-○○
担当：○○（受付時間平日 ○時〜○時）
営業部　メール：○○○@○○○.co.jp
※ 緊急の場合のみご利用ください。通常のお問い合わせは休業明けにお願いいたします。
その他 休業期間中もウェブサイトにてお知らせ等を随時更新いたします
https://www.○○○.co.jp
以上
ご不明な点がございましたら、緊急連絡先までお問い合わせください。
皆様のご理解とご協力に、心より感謝申し上げます。

▶ テンプレート2（詳細型｜工場停止・発行者情報あり）の無料ダウンロード

夏季休暇のお知らせを書くときのポイント

文面そのものより、「必要な情報が漏れなく書かれているか」のほうが受け取る側には重要です。毎年問い合わせが来るのは、だいたい同じ内容です。以下の点を押さえるだけで、余計なやり取りをかなり減らすことができます。

休業開始日・終了日・再開日を全部書く
「〇日まで休業」だけでは、再開がいつなのか読み取れないケースがあります。「〇月〇日（〇）より通常業務を再開いたします」と再開日を明示するのが親切です。
受注・出荷の締切日時を具体的に記載する
「お早めに」という表現は受け取る側には判断できません。「〇月〇日（〇）15時まで」のように日時を明記することで、発注側もスケジュールを立てやすくなります。
締切後の対応方針を一文添える
締切を過ぎた注文がどう扱われるかを書いておくと、後のトラブルを防げます。「休業明けの対応となります」「順次ご連絡いたします」などひと言あるだけで印象が変わります。
緊急連絡先は「本当に緊急の場合のみ」と明記する
連絡先を載せるだけでは、些細な用件でも電話がかかってきます。「緊急の場合のみ」「通常のお問い合わせは休業明けに」と添えることで、不要な対応を減らすことができます。
発送のタイミングは遅くても2週間前まで
取引先が発注スケジュールを調整するには、ある程度の余裕が必要です。直前の案内は相手に迷惑をかけるだけでなく、自社の信頼性にも影響します。遅くとも2週間前、できれば1か月前が理想です。
発行者情報（会社名・部署・担当者）を忘れずに
文書だけで誰からの通知かわかるよう、会社名・部署名・担当者名と発行日を記載します。特にメールに添付して送る場合や、複数社とのやり取りがある取引先へ送る際には必須の情報です。

文面をカスタマイズするとすれば

今回のテンプレートは汎用的に使えますが、業種や取引先との関係によって少し手を加えると、よりぴったりの文書になります。以下はよくあるカスタマイズのパターンです。

変更したい箇所	カスタマイズ例	こんな場面・業種に
宛先の書き方	「お取引先各位」→「お得意様各位」「お客様各位」「関係者各位」	小売・サービス業・社内通知
工場・操業に関する記述	工場がない場合は該当段落を削除し、「通常業務を休止いたします」に置き換える	商社・事務系企業・士業事務所
冒頭の季節の挨拶	「盛夏の候」→「猛暑の折」「暑中お見舞い申し上げます」（やや柔らかい印象に）	顧客との距離が近い業種・小規模店舗
頭語・結語のスタイル	「謹啓〜謹白」→「拝啓〜敬具」（やや簡略化）、またはなし（掲示物・メール本文として使う場合）	社内掲示・Webサイト掲載・SNS告知
緊急連絡先の体制	電話のみ・メールのみ・「緊急対応は行いません」と明記するパターンも可	小規模事業者・休業中に対応できない場合
締めくくりの一文	「休業明けは通常どおり営業いたします」→「リニューアル後のご来店をお待ちしております」など再開後の告知を加える	改装・移転・リニューアルオープンを控えている場合