納期延伸のお願い文例2選｜無料Wordテンプレートと書き方解説

納期延伸のお願いの無料Wordテンプレート2種類を紹介するアイキャッチ画像。製造遅延と農産物の出荷遅延に対応した文例

納期延伸のお願いとは？取引先への伝え方と無料Wordテンプレート

取引先と約束した納期に間に合わないことが分かった場合は、できるだけ早く事情を説明し、納期の変更について承諾を得る必要があります。

部品の調達遅れ、製造工程での不具合、天候不良による出荷の遅れなど、納期を守れなくなる理由はさまざまです。しかし、どのような事情であっても、取引先にとっては予定していた商品が届かないことに変わりありません。

そのため、納期延伸のお願いでは、遅延の理由を伝えるだけでなく、お詫びの気持ちを示し、変更後の納期や今後の対応を具体的に説明することが大切です。

このページでは、取引先に納期の延長をお願いする際に使えるWordテンプレートを2種類掲載しています。

1つ目は、電子部品の品質問題によって製造が遅れるケース。2つ目は、台風による農産物の被害と出荷遅延が発生したケースです。

どちらも無料でダウンロードでき、商品名や日付、遅延理由などをWordで自由に編集できます。

テンプレートの無料ダウンロードはこちら

納期延伸・納期延長・納期遅延の違い

納期に関する文書には、「納期延伸」「納期延長」「納期遅延」など、似た表現が使われます。

「納期延伸」と「納期延長」は、どちらも当初の納品期日を後ろに変更する意味で使われます。「延伸」はやや改まった表現で、契約や取引に関する文書にも用いられます。

一方、「納期遅延」は、予定していた納期より納品が遅れる状態を表す言葉です。

今回のように、取引先に納期の変更を認めてもらう文書では、「納期延伸のお願い」または「納期延長のお願い」が適しています。

すでに納期を過ぎている場合は、「納期遅延のお詫びと納品予定日のご連絡」など、状況に合った件名に変更するとよいでしょう。

テンプレート1：電子部品の品質問題による納期延伸のお願い

製造業向け｜部品の品質不良によって製造が遅れる場合の文例

テンプレート1は、産業用温度制御ユニットの製造に必要な電子部品に品質上の問題が見つかり、予定していた納期を守れなくなったケースです。

当初の納品予定日は6月15日ですが、部品の再製造や検査に時間がかかるため、6月30日までの納期延伸をお願いする内容になっています。

この文例では、単に部品が届かないと説明するのではなく、調達先の変更や製造工程の見直しなど、納期を守るために行った対応にも触れています。

さらに、今後の製造状況を随時報告することや、部品調達体制の強化にも言及しており、取引先の不安をできるだけ軽減する文面です。

このテンプレートの特徴

電子部品の品質問題を遅延理由として説明
当初の納期と変更希望日を明記
取引先の生産計画への影響を踏まえたお詫び
代替部品の確保と製造体制の調整について説明
今後の進捗報告と再発防止への取り組みを記載

精密機器、電子機器、機械部品、設備機器などの製造業で、部材の調達や品質検査の遅れによって納期変更が必要になった場合に参考になります。

納期延伸のお願いのWordテンプレート画像。電子部品の品質問題による製造遅延を理由に、取引先へ納期延長を依頼するビジネス文書の文例 — 電子部品の品質問題による「納期延伸のお願い」のWord文例。
製造遅延の理由やお詫び、変更後の納期、今後の対応を記載した無料テンプレートです。

納期延伸のお願い
拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先般、貴社よりご注文いただきました「産業用温度制御ユニット AB-△△」50台につきまして、当初は令和○年6月15日の納品を予定しておりましたが、誠に恐縮ながら、納期の延伸をお願い申し上げます。
現在、製造工程で使用する主要電子部品の一部に品質上の問題が確認され、部品メーカーにおいて代替品の製造および再検査が必要となっております。弊社におきましても、部品の調達先変更や製造工程の見直しなど、納期を守るための対応を進めてまいりましたが、現時点では当初の予定どおりに納品することが困難な状況となりました。
貴社の生産計画に支障をきたすこととなり、多大なるご迷惑をおかけいたしますことを、心よりお詫び申し上げます。
つきましては、誠に勝手なお願いではございますが、納品期日を令和○年6月30日まで延伸していただきたく、何卒ご理解とご承諾を賜りますようお願い申し上げます。
なお、代替部品の確保を最優先に進めるとともに、製造体制を調整し、一日でも早く納品できるよう全力を尽くしてまいります。また、今後の製造状況につきましては、随時ご報告申し上げます。
今後は部品調達体制の強化と工程管理の徹底を図り、同様の事態を繰り返さぬよう努めてまいる所存です。
まずは書中をもちまして、納期延伸のお願いとお詫びを申し上げます。
敬具

テンプレート2：台風被害による農産物の納期延伸のお願い

食品・農産物業界向け｜自然災害によって出荷が遅れる場合の文例

テンプレート2は、青森県産の有機栽培りんご「サンふじ」300kgについて、台風の影響で予定どおりの出荷が難しくなったケースです。

収穫予定の果実に落果や傷みが発生し、品質基準を満たす商品を改めて選別する必要が生じたことを説明しています。

また、選果場の復旧作業による出荷遅延にも触れ、当初の10月16日から10月23日への納期延伸をお願いする内容です。

この文例の特徴は、納期の延長を依頼するだけでなく、一部の商品を10月19日を目安に先行納品する「分納」の提案を盛り込んでいる点です。

取引先の販売予定や顧客への対応を考慮した、実務的な依頼文になっています。

このテンプレートの特徴

台風による農産物の被害と出荷遅延を説明
発注日と発注番号を明記
当初の納期と変更希望日を具体的に記載
商品の品質を確保するための対応を説明
一部商品の先行納品を提案

農産物、食品、花き、青果物など、天候や自然災害の影響を受けやすい商品を取り扱う事業者に向いています。

納期延伸のお願いのWordテンプレート画像。台風による農産物の被害と出荷遅延を説明し、納期変更や分納を取引先に依頼するビジネス文書の文例 — 台風被害による「納期延伸のお願い」のWord文例。
農産物の出荷遅延をお詫びし、変更後の納期や分納の提案を記載した無料テンプレートです。

納期延伸のお願い
拝啓秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、10月5日付、発注番号3187にてご注文いただきました有機栽培りんご「サンふじ」300kgにつきまして、お願いがあり、ご連絡差し上げました。
産地の青森県では、先月下旬に接近した大型台風の影響により、収穫予定の果実に落果や傷みが相次ぎました。弊社の契約農園でも被害が出ており、ご注文の品質基準を満たす数量を選別し直す必要が生じております。あわせて、集荷先の選果場も復旧作業に追われ、出荷までに想定以上の時間がかかる見込みとの連絡が、本日入りました。
貴社には、ご注文の品を心待ちにされているお客様がいらっしゃることと拝察いたします。そのようななかで納期の遅れをお願いいたしますことは、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。
つきましては、大変恐縮ではございますが、当初のお約束の10月16日から、10月23日まで、納期を延伸していただきたく、お願い申し上げます。品質に妥協することなく、確かな品をお届けできるよう、弊社として全力を尽くしてまいる所存でございます。なお、一部だけでも先に納品できる分がございましたら、10月19日を目処に分納することも可能でございますので、ご希望がございましたらお申し付けください。
諸般の事情をご賢察のうえ、何とぞご理解とご了承を賜りますよう、重ねてお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、書中をもちましてお願い申し上げます。
敬具