代理店照会のお願いテンプレート｜依頼文の例文・書き方（Word対応・無料）

代理店体制の照会依頼から、地域マスター代理店候補への確認依頼まで対応する2種類のWordテンプレートを無料提供。書き方・確認事項の設計・返答を促す文面のポイントを詳しく解説しています。

「代理店照会のお願い」とは　——作成が必要な場面と文書の役割

代理店ネットワークの拡充や再構築を進める際、取引先や候補企業に対して「現在の代理店体制を教えてほしい」「代理店として一緒に取り組んでもらえないか確認したい」という文書を送ることがあります。これが「代理店照会のお願い」です。単なる情報収集から、具体的な代理店候補への打診まで、その目的と内容はケースによって大きく異なります。

代理店照会の文書が必要になる場面は、主に次の2つです。ひとつは「自社の販売網を見直す際に、既存取引先の代理店状況を把握する」ためのもの。もうひとつは「特定の地域や業種で自社製品を扱う代理店を新たに開拓する際に、候補企業に対して適格性を確認する」ためのものです。前者は情報収集が主目的で低プレッシャーな文体が適しており、後者は選定基準・特典・締め切りを明示した具体的な依頼文が求められます。

照会文書はビジネス上の「最初の打診」になるため、相手に不信感や負担感を与えないことが重要です。「今すぐ取引を要求するものではない」という一文、「いただいた情報はあくまで戦略検討の参考として扱う」という安心感、そして「返答しやすい形式（別紙・FAX・メールなど）を提示する」という配慮が、回答率を高める3つの要素です。

このページのテンプレートについて

このページでは、目的と情報量が異なる2種類のWordテンプレートを無料でご提供しています。テンプレート1は汎用的な「代理店体制の照会」を目的とした格式あるスタンダード版で、業種を問わず幅広く活用できます。テンプレート2は製造業・物流業向けの「地域マスター代理店候補への確認依頼」を想定した詳細版で、選定基準・特典・締め切りまで盛り込んだ実践的な構成になっています。

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テンプレート1：代理店体制に関するご照会のお願い（汎用スタンダード版・情報収集目的）

代理店体制の現状把握を目的とした汎用スタンダード版。「今すぐ取引を求めるものではない」という安心感を文面に盛り込み、返答しやすい雰囲気を作る設計。業種問わず幅広い用途に転用できます。

代理店体制の照会依頼テンプレート｜情報収集用のビジネス文書例 — 代理店体制を丁寧に確認するための照会テンプレート

代理店体制に関するご照会のお願い

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

さて、弊社では近年の市場環境の変化および顧客ニーズの多様化を受け、販売体制の見直しと強化を進めております。とりわけ地域ごとの需要にきめ細かく対応するため、代理店ネットワークの拡充および再構築を検討しているところでございます。

その一環として、各地域における販売体制の現状や代理店の配置状況について理解を深めることが重要と考えております。つきましては、貴社における代理店体制の概要および運用状況につきまして、ご教示賜りたくお願い申し上げる次第でございます。

いただきました情報は、今後の販売戦略の検討およびサービス向上の参考として大切に活用させていただきます。また、本件はあくまで情報収集を目的としたものであり、直ちに具体的な取引をお願いするものではございませんので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、別紙の「代理店体制確認表」にご記入のうえ、ご返送いただけますと幸いに存じます。ご不明な点等がございましたら、下記担当までお気軽にお問い合わせください。

今後ともより良い関係構築に努めてまいりたいと存じますので、何卒ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

まずは略儀ながら、書中をもちましてご照会のお願いを申し上げます。

敬具

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テンプレート2：地域代理店候補のご確認依頼（製造業・物流業向け詳細版・選定基準つき）

東日本エリアのマスター代理店候補企業への打診を想定した詳細版。売上高・倉庫面積・配送能力などの確認事項、手数料率・ボーナス条件などの特典情報、締め切り付き回答依頼まで一式収録。

代理店候補確認依頼テンプレート｜背景や目的を説明した1ページ目の文例 — 代理店候補選定の背景や目的を説明する依頼テンプレート（1ページ目）

代理店確認テンプレート｜条件やメリットを記載した2ページ目の文例 — 代理店条件やメリットを提示する詳細テンプレート（2ページ目）

地域代理店候補のご確認依頼

拝啓　時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

平素より弊社精密機械部品ならびに工業資材の供給を通じて、貴社のものづくりを支えさせていただき、誠にありがとうございます。

さて、このたび2026年度全国物流網再構築の一環として、東日本エリアにおける地域代理店体制の強化を進めることとなりました。

【背景と目的】
近年の半導体部品需要急増により、弊社製品の月間出荷個数が前年比180%増を記録。一方で、中小零細企業様へのきめ細かな納品対応が課題となっております。
そこで以下の新戦略を推進いたします：
1.地域密着型代理店50社新設
2.24時間小口納品体制構築
3.現地在庫＋即日出荷サービス開始

【貴社へのご依頼】
このたび、○県内最有力候補企業として貴社を地域マスター代理店に指名させていただきたく、以下の代理店適格性をご確認させて頂きたく存じます。

【確認事項】
1.直近3年売上高および利益推移
2.倉庫・物流能力（保管㎡数・配送台数）
3.営業担当者数およびエリアカバー率
4.主要取扱メーカー（競合状況）
5.顧客DB規模（製造業・中小企業比率）

【ご回答依頼】
・期限：2026年5月20日（金）必着
・方法：別紙「代理店適格性確認表」ご記入
→ メール（PDF）またはFAXにて返信
・返送先：XX@XX.co.jp
FAX：XXX-XXX-XXXX

【マスター代理店特典】
・専用WEB発注システム（24時間対応）
・初年度手数料率5.5％（業界最高水準）
・売上目標達成でボーナス最大20％
・専用営業担当＋月2回訪問保証
・共同展示会出展支援（年2回）

【代理店選定基準】
必須条件：
・売上高3億円以上
・倉庫面積500㎡以上
・製造業取引先50社以上
・配送車両3台以上
ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、貴社の地域No.1物流網を活かした最強パートナーシップ構築のため、ぜひご協力をお願い申し上げます。

【お問い合わせ】
○○精密工業株式会社　新規代理店推進室
担当：○○ ○○
TEL：XXX-XXX-XXXX 内線325
直通携帯：XXX-XXXX-XXXX
Email：XXX@XXX.co.jp
WEB：https://XXX.co.jp
取り急ぎ、東日本マスター代理店候補のご確認依頼申し上げます。
5月20日までのご回答を心よりお待ち申し上げております。

敬具

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代理店照会・確認依頼文を書くときの6つのポイント

「今すぐ取引ではない」という一文を入れる

突然の照会に相手は警戒します。「本件はあくまで情報収集を目的としており、直ちに具体的な取引をお願いするものではありません」という一文が、返答のハードルを大きく下げます。

照会の背景・目的を必ず明示する

なぜ照会が必要なのかを説明することで、相手は「なぜ自分のところに連絡が来たか」を理解でき、回答意欲が高まります。「販売網の再構築」「地域需要への対応」などの背景を2〜3行で記述しましょう。

確認事項は箇条書きで明確に

本文で何を聞きたいのかを曖昧にすると、返答内容がばらつきます。「記」または別紙に確認事項を箇条書きでまとめることで、相手が回答しやすくなり、集まった情報の比較・分析も容易になります。

返答方法・期限・窓口を明記する

「メール・FAX・別紙記入のいずれか」という選択肢と「○月○日までにご回答ください」という期限、そして担当者の直通連絡先を入れることで、返答率が大きく変わります。

情報の取り扱いについて安心感を示す

売上高や物流能力といった機密性の高い情報を求める場合は、「いただいた情報は社外に開示せず、社内の戦略検討のみに使用します」という一文が、回答率の向上につながります。

代理店候補には「なぜ貴社を選んだか」を伝える

テンプレート2のように代理店候補への打診を行う場合は、「○○エリア最有力候補として貴社を選定しました」という一文が相手の承認欲求に訴え、回答・商談への動機づけになります。

各テンプレートの詳しい解説と使い分け

比較項目	テンプレート1（汎用・照会版）	テンプレート2（製造業・選定版）
想定業種	小売・サービス・卸売・幅広い業種	精密機械製造・工業資材・物流業
文書の目的	代理店体制の現状把握・情報収集	地域マスター代理店候補への選定確認・打診
文体・トーン	格式ある丁寧な依頼文。プレッシャーを与えず、気軽に回答できる雰囲気を重視した文体	選定基準・特典・締め切りを明示した積極的なビジネス文書。数値や条件が前面に出た実践的構成
確認事項	代理店体制の概要・取扱メーカー・契約形態など概況把握に必要な基本項目	売上高・倉庫面積・配送能力・顧客DB規模など定量的な適格性確認項目5点
特典・選定基準	なし（情報収集段階のため記載不要）	手数料率・ボーナス・サポート体制の特典と売上高・倉庫・取引先数など必須条件を明示
カスタマイズ難易度	○○部分の書き換えのみ。所要時間15〜20分程度	数値・条件・エリア名・担当者情報など多くの項目を要変更。所要時間60〜90分程度
推奨活用シーン	販売網の現状調査・既存取引先への体制ヒアリング・新代理店開拓の事前調査	特定地域の代理店開拓・マスター代理店制度の新設・大型物流パートナー獲得の打診

テンプレート1の詳細解説——安心感と格式のバランス

テンプレート1が最も気を遣っているのは「相手に回答を断られないこと」です。突然の照会文は、受け取った側にとって「何か売り込まれるのではないか」「情報を渡すことに問題はないか」という警戒心を生みやすい文書です。そのため本文の中盤に「本件はあくまで情報収集を目的としたものであり、直ちに具体的な取引をお願いするものではございません」という一文を明示的に入れています。この一文があるかないかで、返答率に大きな差が出ます。

また「別紙の代理店体制確認表」という形式を示すことで、相手が自由記述ではなく決まった枠に記入するだけでよいことを伝え、回答の心理的負担を下げています。実際にこのテンプレートを使う際は、別紙確認表（チェック方式や選択式）と一緒に送付することで効果が高まります。

テンプレート2の詳細解説——攻めの打診文

テンプレート2は「相手に選ばれた特別感を伝えながら、具体的な条件を提示して回答を促す」設計になっています。「○県内最有力候補企業として貴社を指名」という表現は、相手の自尊心と商機への関心を同時に刺激します。選定基準（売上高3億円以上・倉庫500㎡以上など）を明示することで、基準を満たす企業には「自分たちのことだ」と確認させ、基準を満たさない企業への無駄な送付も防ぐ効果があります。

特典情報（手数料率5.5%・ボーナス最大20%・専用担当者）の記載は、通常の照会文には見られない要素ですが、相手にとっての具体的なメリットが明示されることで「回答しても損はない」という判断につながります。締め切り（5月20日必着）を入れているのも、曖昧な締め切りでは返答が後回しにされるからです。