不良品の返品文書テンプレート（Word）無料ダウンロード｜交換依頼・返品通知の文例

不良品の返品文書テンプレート（Word）無料ダウンロード

不良品の返品・交換を依頼するときに使える文例

納品された商品に不具合や破損、品質不良が見つかった場合は、速やかに取引先へ報告し、返品や交換を依頼する必要があります。

不良品の返品文書は、発見した不具合の内容を正確に伝えるだけでなく、交換品の発送や再発防止を依頼する重要なビジネス文書です。

このページでは、作業服の縫製不良と業務用デジタルプリンターの機器不良を例にした2種類のWordテンプレートを無料配布しています。

不良品返品文書テンプレートの作成ポイント

不具合内容を具体的に記載する

曖昧な表現ではなく、どのような不具合が発生しているのかを明確に伝えます。

例

縫製不良
ファスナー不良
印刷不良
起動エラー
部品破損
動作不良

数量を正確に記載する

返品対象の商品数や不良数を明記しましょう。

記載例

納品数120着中8着
納品数20台中5台

交換希望日を記載する

業務への影響がある場合は交換期限を明示することが重要です。

感情的な表現を避ける

不具合への不満があっても、事実に基づき冷静に記載することが円滑な解決につながります。

テンプレート1：作業服不良品返却のご連絡

納品された作業服の縫製不良やファスナー不良などを報告し、交換品の発送を依頼する文例です。

安全性や耐久性に関わる問題として説明しているため、工場や建設現場などの現場作業向け制服の返品依頼に適しています。

作業服不良品返却のご連絡

謹啓　早春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先日ご納品いただきました貴社製「夏用作業服（ブルゾン・パンツセット）」につきまして、入荷後に検品作業を実施いたしましたところ、一部の商品に不具合が確認されましたのでご連絡申し上げます。
今回納品いただきました作業服120着のうち、8着に縫製不良が見受けられました。具体的には、袖口および脇部分の縫い目のほつれ、ファスナーの開閉不良、ポケット部分の縫製ずれなどが確認されております。これらの商品につきましては、実際の現場作業に使用することが難しい状態であり、安全面および耐久性の観点からも支障があると判断いたしました。
つきましては、本日、不良品8着を○○運送便にて返送いたしましたので、ご確認のうえ代替品をご手配くださいますようお願い申し上げます。なお、当該作業服は来月より開始予定の工場設備更新工事に従事する作業員へ支給する予定となっており、準備日程に余裕がございません。誠に恐縮ではございますが、できるだけ早急に交換品をご発送いただけますと幸いです。
また、昨年納品いただきました防寒作業服におきましても、一部にボタンの取り付け不良が見受けられました。長年お取引をさせていただいておりますだけに、製造工程および出荷前検査体制につきまして、改めてご確認いただきますようお願い申し上げます。
弊社といたしましては、今後も継続して貴社製品を採用してまいりたいと考えておりますが、同様の不具合が繰り返し発生いたしますと、現場運営や従業員の安全管理にも影響を及ぼしかねません。何卒事情をご賢察のうえ、品質管理の一層の強化と再発防止にご尽力いただきますようお願い申し上げます。
まずは書面をもちまして、不良品返却ならびに交換品発送のお願いを申し上げます。
敬白

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テンプレート2：不良品返却のご連絡

業務用デジタルプリンターに発生した機械的不具合を報告し、交換品の納品を依頼する文例です。

不良内容を箇条書きで整理しているため、機械設備や電子機器の返品依頼文として利用しやすい構成になっています。

交換希望日や代替機の手配依頼も記載できる実務向けの文例です。

不良品返却のご連絡

謹啓　寒冬の候、貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
さて、先ごろ納品いただきました日本プリントシステム社製業務用デジタルプリンター XX-XXXProの件でご連絡いたします。
納品後、弊社にて検品・動作テストを行ったところ、納品全 20 台のうち 5 台で、印刷ヘッドの不具合および電源起動時の異常が確認されました。具体的には、以下の不良が判明いたしました。
・印刷ヘッドの不完全動作（印刷ムラ・欠けが発生）
・電源起動時のエラー表示（E-07 故障コード）
・ネットワーク接続の不安定性（WiFi 接続不能）
つきましては、本日それら不良 5 台を○○急行便にて送付いたしましたので、至急正常品のご交換をいただきますようお願い申し上げます。
貴社とは2 年前よりお取引をさせていただいておりますが、先月も印刷用紙 3 パックに湿気不良が見つかるなど、輸入商品に対する取り扱い・保管管理において、行き届いていない印象が拭えません。
今後、このような事態が継続して発生した場合は、お取引そのものを考え直さざるを得ない状況となることも、ご留意いただけますようお願い申し上げます。
本件につきましては、3 月 15 日までの交換納品を強く要望いたします。交換品が到着するまで、代替機のご用意もご検討いただけますと幸いです。
取り急ぎ、お知らせ申し上げます。
敬白
記
1.交換希望日：2026 年 3 月 15 日まで
2.送付方法：○○急行便（追跡番号：XX-XXXX-XXXX）
以上

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