訓戒処分通知書テンプレート：書き方・例文・作成ポイント
従業員が就業規則や社内ルールに違反した場合、会社が本人に反省を求め、今後の改善を促すために「訓戒処分」を行うことがあります。その内容を文書で正式に伝えるために作成するのが、訓戒処分通知書です。
このページでは、訓戒処分通知書のWordテンプレートを無料でダウンロードできます。会員登録は不要で、Word（.docx）形式のため、会社名、従業員名、処分日、就業規則の条項、処分理由などを自由に編集できます。
掲載しているのは、「社用車の運転中に安全確認を怠り接触事故を起こしたケース」と、「社内で必要な承認を受けずに備品を発注したケース」の2種類です。
訓戒処分通知書を作成するときに確認しておきたい項目や処分理由のまとめ方、再発防止を求める文面、自社の事案に合わせてカスタマイズする方法についても紹介します。
訓戒処分通知書のテンプレートについて
訓戒処分通知書は、会社が従業員に訓戒処分を行うことを通知するための文書です。
問題となった行為や処分理由を本人に明確に伝え、反省を求めるとともに、同じ問題を繰り返さないよう改善を促す目的で使用されます。
ただし、「訓戒」という処分の名称や位置づけは、すべての会社で共通しているわけではありません。
会社によっては訓戒を懲戒処分の一つとして就業規則に定めている場合があります。一方で、「戒告」「譴責」など別の名称を使用していたり、訓戒を懲戒処分ではなく指導上の措置として扱ったりする場合もあります。
また、始末書の提出を伴うかどうかについても会社ごとに異なります。
そのため、訓戒処分通知書を作成する際は、まず自社の就業規則や人事規程を確認し、訓戒処分の内容、該当する懲戒事由、必要な手続きなどを確認することが大切です。
テンプレート作成のポイント
事実関係を確認してから作成する
訓戒処分を通知する前には、問題となった行為について事実関係を確認することが重要です。
本人への事情聴取だけでなく、必要に応じて関係者への確認、業務記録、メール、申請書類などを確認し、事実を整理します。
通知書にも、確認できていない内容を推測で記載しないよう注意します。
感情的な文章にしない
本人に反省を求める文書であっても、感情的な表現は避けたほうがよいでしょう。
「社会人としてあり得ない」「全く信用できない」などの表現ではなく、問題となった行為と会社としての判断を落ち着いた文章で記載します。
「反省してください」だけで終わらせない
訓戒処分では、本人に反省を求めるだけでなく、今後どのような行動を求めるのかを具体的にすると内容が伝わりやすくなります。
たとえば、
「社用車運転時の安全確認を徹底する」
「発注前に所定の承認を受ける」
「事故発生時には速やかに上司へ報告する」
など、今回の問題と関連する改善事項を記載できます。
始末書を求める場合は社内規程を確認する
テンプレート1では、始末書を提出する内容を含めています。
ただし、訓戒処分に始末書の提出を伴わせるかどうかは会社によって異なります。
自社の就業規則や懲戒規程に沿って、必要な場合のみ提出期限や提出先を記載してください。
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訓戒処分通知書テンプレート1：社用車の接触事故
テンプレート1は、社用車を運転中に安全確認を怠り、駐車場内で軽微な接触事故を起こしたケースを想定しています。
「処分内容」「理由」「今後について」の3項目に分け、訓戒処分の内容だけでなく、今後改善すべき事項や始末書の提出についても記載しています。
営業車、配送車、作業車などを業務で使用する会社で、運転上の安全管理に関する問題について通知する際の参考にしやすい形式です。
訓戒処分通知書
就業規則第18条に基づき、貴殿を下記のとおり訓戒処分といたしますので通知いたします。
記
1.処分内容
貴殿を訓戒処分とする。金銭的な処分は科さないが、口頭及び書面をもって厳しく訓戒し、今後の勤務態度について猛省を促すものとする。
2.理由
令和○年4月10日、社用車の運転中に安全確認を怠り、駐車場内で軽微な接触事故を起こした件について、就業規則第18条(安全運転義務)に違反する行為であると認められるため。
3.今後について
貴殿におかれては、本件を真摯に受け止め、下記の点について改善に努めること。
①社用車運転時における安全確認の徹底
②事故発生時の速やかな報告体制の遵守
③業務全般における注意力の向上
なお、本書面の内容を十分に理解のうえ、始末書を令和○年5月27日までに提出すること。同様の事案が再発した場合には、より重い懲戒処分を検討する。
以上
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訓戒処分通知書テンプレート2：備品購入の承認手続き違反
テンプレート2は、会社で定められた承認手続きを行わず、備品を発注したケースを想定した訓戒処分通知書です。
単に「承認を取らなかった」と記載するのではなく、どのような発注を行ったのか、会社ではどのようなルールになっていたのか、会社への損害は発生したのか、本人への事情聴取を行ったのかまで順を追って説明しています。
処分理由をある程度詳しく記載したい場合に使いやすいタイプです。
訓戒処分通知書
就業規則第19条第2項の定めにより、あなたの下記行為について訓戒処分とし、文書により厳重に注意するとともに、今後の反省と改善を求めますので通知します。
記
1.処分内容
訓戒処分とする。
今回の行為を真摯に受け止め、業務上の責任および社内規程を改めて確認するとともに、同様の行為を繰り返すことのないよう十分に反省し、今後の業務遂行の改善に努めること。
2.処分理由
令和8年8月7日、あなたは総務管理部において、社内で定められた備品購入の承認手続きを行わないまま、業務用タブレット端末5台を株式会社△△へ発注しました。
当社では、一定金額を超える備品を購入する場合、事前に所属長の承認を受けることを社内規程で定めています。しかし、本件では必要な承認を受けることなく発注手続きが行われていました。
確認の結果、商品は納品前であったため発注内容を変更することができ、会社に金銭的な損害は発生しませんでした。しかし、社内で定められた承認手続きを経ずに発注した行為は、適正な業務遂行および社内の管理体制を維持するうえで看過できるものではありません。
本人から事情を聴取し、事実関係を確認した結果、今回の行為は就業規則第19条第2項に定める服務規律に反するものと判断し、訓戒処分とすることを決定しました。
今後は今回の行為を十分に反省し、社内規程および業務上必要な承認手続きを確実に確認したうえで、適正な手順に従って業務を遂行してください。
なお、今後同様の行為が繰り返された場合には、就業規則に基づき、あらためて処分を検討することがあります。
以上
テンプレートのダウンロードについて
訓戒処分通知書を作成するときは、単に「訓戒処分とする」と通知するだけではなく、何が問題だったのか、どの規程に反したのか、今後どのような改善を求めるのかを整理して記載することがポイントです。
処分理由については、感情的な表現や曖昧な評価を避け、確認された事実を中心にまとめます。
このページでは、社用車の接触事故を想定した簡潔なタイプと、備品購入の承認手続き違反について詳しく説明したタイプの2種類を掲載しています。
どちらもWord形式で編集できるため、就業規則の条項、処分理由、改善事項、始末書の有無などを自社の規程と実際の事案に合わせて変更して利用できます。
ここで掲載している訓戒処分通知書テンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、対象者名、通知日、処分日、就業規則の条項、処分理由、改善事項などを編集することで、自社の運用に合わせた訓戒処分通知書として利用できます。
テンプレートに記載している会社名、日付、商品名、就業規則の条項、違反内容などは文例として設定したものです。実際に使用するときは、自社の規程と確認された事実に合わせて変更してください。
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懲戒＋非懲戒（訓戒・戒告・譴責・厳重注意など）の違い
| 種類 | 区分 | 重さ | 主な内容 |
|---|---|---|---|
| 訓戒 | 非懲戒 | ★☆☆☆☆ | 口頭・文書の軽い注意 |
| 注意・指導 | 非懲戒 | ★☆☆☆☆ | 行動改善の指導 |
| 戒告 | 懲戒 | ★☆☆☆☆ | 厳重注意（口頭・文書） |
| 譴責 | 懲戒 | ★★☆☆☆ | 文書注意＋始末書 |
| 減給 | 懲戒 | ★★★☆☆ | 給与減額（上限あり） |
| 出勤停止 | 懲戒 | ★★★★☆ | 出勤禁止・無給 |
| 降格 | 懲戒 | ★★★★☆ | 役職・等級の引き下げ |
| 諭旨解雇 | 非懲戒 | ★★★★☆ | 自主退職を促す退職処分 |
| 普通解雇 | 非懲戒 | ★★★★☆ | 能力不足・勤務不良 |
| 懲戒解雇 | 懲戒 | ★★★★★ | 即時解雇・退職金不支給 |
| 自宅待機 | 非懲戒 | — | 調査のための就労停止 |
| 配置転換 | 非懲戒 | — | 改善措置としての異動 |