懲戒処分通知書テンプレート｜就業規則に対応したWord文例
懲戒処分通知書は、就業規則に基づいて決定した懲戒処分の内容を従業員へ正式に通知するための重要な社内文書です。処分内容だけでなく、処分理由や適用条項、今後の対応などを明確に記載することで、適正な人事手続きを行うことができます。
このページでは、Wordで編集できる懲戒処分通知書テンプレートを無料で配布しています。
安全衛生規則違反による減給処分と、業務命令違反による戒告処分の2種類を収録しています。会社名や就業規則の条項、処分内容、違反行為などを書き換えるだけで、自社の運用に合わせた通知書として利用できます。
懲戒処分通知書のテンプレートについて
懲戒処分通知書は、就業規則に基づいて決定した懲戒処分を本人へ正式に通知するための文書です。
懲戒処分には、戒告・譴責・減給・出勤停止・降格・諭旨解雇・懲戒解雇などさまざまな種類がありますが、いずれの場合も処分の理由や根拠を明確に記載し、適切な手続きを経て交付することが重要です。
本テンプレートは、実際の企業で利用される通知書を参考に作成しており、人事・総務担当者が編集しやすい構成になっています。
このテンプレートの特長
実務を意識した通知書構成
処分内容、処分理由、就業規則の適用条項、今後の対応など、懲戒処分通知書に必要な項目を分かりやすくまとめています。
社内文書としてそのまま利用しやすい実践的なレイアウトです。
Word形式で自由に編集可能
Word（.docx）形式なので、会社名や社員名、処分内容、処分期間、就業規則の条項などを自由に編集できます。
社内フォーマットに合わせたレイアウト変更や承認欄の追加も簡単です。
さまざまな懲戒事案に対応
掲載している文例を書き換えることで、幅広い懲戒処分通知書として活用できます。
- 安全衛生規則違反
- 業務命令違反
- 無断欠勤
- 遅刻・早退の常習
- ハラスメント行為
- 情報管理規程違反
- 機密情報の漏えい
- 職務専念義務違反
- 会社資産の不正利用
- その他の就業規則違反
このテンプレート作成のポイント
就業規則との整合性を確認する
懲戒処分は就業規則に定められた懲戒事由および処分基準に基づいて行う必要があります。適用する条項や処分内容に誤りがないか十分確認しましょう。
処分理由を具体的に記載する
違反行為の内容や発生日時、会社へ与えた影響などを客観的な事実に基づいて記載します。
感情的な表現は避け、事実を簡潔かつ正確にまとめることが重要です。
処分内容を明確にする
減給期間や減給率、戒告・譴責・出勤停止などの処分内容は、誤解のないよう具体的に記載します。
処分開始日や期間も明記すると分かりやすくなります。
再発防止への対応を記載する
処分後の注意事項や改善への期待、再度同様の違反があった場合の対応などを記載することで、本人への指導としての役割も果たします。
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テンプレート1：懲戒処分通知書（減給処分）
製造現場における安全衛生規則違反を理由とした減給処分を想定したテンプレートです。
減給期間や減額率、処分理由を明確に記載できる構成で、労働災害や安全管理違反などの懲戒処分通知書として利用できます。
製造業だけでなく、建設業や物流業など、安全管理が重要な業種にも応用しやすい文例です。
懲戒処分通知書
就業規則第25条第3項の定めにより、貴殿を下記のとおり減給処分といたしますので、ここに通知いたします。
記
1．減給内容
令和8年10月1日から4ヵ月間、基本給の8％を減額する。
2．理由
貴殿は、令和8年7月12日、製造ライン内における安全管理規定を遵守せず、防護柵の設置を怠った状態で機械の点検作業を行った。その結果、同僚社員が軽傷を負う労働災害を引き起こすに至った。当該行為は、就業規則第25条第3項に定める安全衛生規則違反に該当するものと判断し、本処分を決定した。
以上
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テンプレート2：懲戒処分通知書（戒告処分）
業務命令違反および社内手続きを経ずに契約条件を変更したケースを想定した戒告処分のテンプレートです。
処分内容、処分理由、再発防止への指導までを整理した構成となっており、営業部門や事務部門など幅広い職種で利用できます。
業務命令違反や服務規律違反などの事案にも応用可能です。
懲戒処分通知書
就業規則第27条（懲戒）に基づき、事実関係の確認および本人への事情聴取を実施した結果、下記のとおり懲戒処分を決定しましたので通知いたします。
記
1．処分内容
令和○年○月○日付をもって、戒告による懲戒処分とします。
なお、本処分を厳粛に受け止めるとともに、今後は就業規則および各種社内規程を遵守し、誠実に職務を遂行してください。
2．処分理由
令和○年○月○日、あなたは取引先との重要な商談において、会社の承認を得ることなく契約条件を変更した内容を提示し、社内決裁を経ていない事項について独断で説明を行いました。
その結果、取引先との交渉に混乱を招き、契約締結が延期となるなど、会社の信用および営業活動に影響を及ぼしました。
本件は、就業規則に定める服務規律ならびに業務命令遵守義務に違反する行為であり、会社として看過できないものと判断したため、懲戒処分とします。
3．今後について
今回の処分を真摯に受け止め、再発防止に努めるとともに、今後は業務上の重要事項について必ず上長へ報告・相談を行い、所定の承認手続きを遵守してください。
なお、同様またはこれに類する行為が再度確認された場合には、減給、出勤停止その他のより重い懲戒処分を行う場合があります。
以上
テンプレートのダウンロードについて
懲戒処分通知書は、就業規則に基づく処分内容を正式に通知し、適正な人事管理を行うために欠かせない社内文書です。
本ページでは、安全衛生規則違反による減給処分と、業務命令違反による戒告処分を例にした2種類のWordテンプレートを掲載しています。実務で使いやすい構成となっており、さまざまな懲戒事案へ応用できます。
Word形式で自由に編集でき、登録不要で無料ダウンロードできますので、人事・総務業務の参考資料としてぜひご活用ください。
ここで掲載しているテンプレートは無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名や社員名、就業規則の条項、処分内容、処分理由などを書き換えるだけで、自社向けの懲戒処分通知書としてそのまま利用できます。
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