本社移転のご案内テンプレート｜取引先向け例文・Word形式・無料ダウンロード

「オフィスの移転が決まったけれど、案内状の文章をどう書けばいいか」と悩む方は少なくありません。ビジネス文書の中でも、移転のお知らせは伝えるべき情報が多い割に、書き慣れていない方がほとんどです。このページでは、標準タイプと発行者欄・最寄駅情報付きの詳細タイプ、2種類のWordテンプレートを無料でご用意しました。社名・日付・住所を書き換えるだけで完成するので、急ぎの案内状作成にもすぐ対応できます。

テンプレートの種類

本社移転の案内状は、送る相手の立場や社内外の状況に応じて、適した情報量・文体・記載項目が変わります。今回ご用意した2種類は、用途の異なる構成になっています。

テンプレート1：標準タイプ｜シンプル構成

宛先欄なし・発行者欄なしのシンプルな構成で、郵送時に封筒の宛名を使う一般的なスタイルのテンプレートです。「謹啓〜敬具」形式で取引先全般への送付を想定しており、業務開始日・新所在地・電話番号変更なしの3項目を記書きにまとめています。

あまり情報を詰め込まずにすっきりまとめたい場合や、大量送付で受け取る側に読みやすさを重視したい場合に向いています。本文は移転の理由・新オフィスの概要・今後の抱負という3段落で構成されており、追記・削除がしやすいシンプルな作りです。

宛先欄なし
発行者欄なし
シンプル3項目
大量送付向き
謹啓・敬具

本社移転のご案内

謹啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたび弊社では、事業拡大に伴う業務効率の向上および組織体制の強化を目的として、本社を下記のとおり移転する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。
これまでのオフィスでは手狭となりつつあったことから、より働きやすく、またお客様へのサービス品質を一層高めるための環境整備を進めてまいりました。
新オフィスでは、各部門の連携をより強化できるレイアウトとし、迅速かつ的確な対応が可能となる体制を整えております。これにより、これまで以上にお客様のご期待にお応えできるものと考えております。
なお、電話番号およびFAX番号につきましては、従来どおり変更ございません。これまでと同様にご連絡いただけますので、何卒ご安心ください。
これを機に、社員一同、より一層の努力を重ね、皆様のご期待に沿えるよう精進してまいる所存でございます。今後とも変わらぬご支援ご指導を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、書中をもちまして本社移転のご案内を申し上げます。
敬具

記

・業務開始日
令和○年○月○日
・新所在地
〒000-0000
東京都○○区○○ ○○ビル○階
・電話番号・FAX番号
変更ございません（従来どおり）
以上

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テンプレート2：詳細タイプ｜発行者・最寄駅付き

「お取引先各位」の宛先欄から始まり、会社名・代表者名・発行日の発行者欄を本文末に備えた詳細タイプです。記書きには業務開始日・新住所・最寄駅・電話FAX・メール/Web変更なしの5項目を収録しており、受け取った相手が迷わず新拠点へ連絡・訪問できる情報が一式そろっています。

長年のお付き合いがある取引先や重要顧客に向けて個別に送付するケース、あるいは封書の形式ではなく文書単体で手渡し・メール添付するケースに特に向いています。最寄駅の案内は、はじめて来社する取引先にとって特に喜ばれる情報です。

宛先欄あり
発行者欄あり
最寄駅情報あり
5項目の記書き
重要顧客向き

本社移転案内テンプレート｜取引先向け正式文書（代表者名入り） — 取引先向けの正式な本社移転案内テンプレート

お取引先各位

本社移転のご案内

記

・業務開始日：令和○年　○月○日（○）
・新住所：〒○○○-○○○○　○○都○○区○○○-○○ ○○ビル○階
・最寄駅： ○○線「○○駅」徒歩○分
・電話： FAX 従来どおり変更ございません
TEL：○○-○○○○-○○○○　／　FAX：○○-○○○○-○○○○
・その他：メールアドレス・ウェブサイトに変更はございません
以上

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2つのテンプレートの比較

項目	テンプレート1（標準）	テンプレート2（詳細）
宛先欄	—	✓ お取引先各位
発行者欄	—	✓ 会社名・代表者名・日付
記書きの項目数	3項目	5項目
最寄駅の案内	—	✓ 路線・駅名・徒歩分数
メール/Web変更なし	—	✓ その他欄に明記
向いている用途	一斉郵送・大量送付	重要顧客・個別送付・手渡し
頭語・結語	謹啓・敬具	謹啓・敬具

本社移転の案内状を書くときのポイント

移転の案内状は「報告」と「お詫び」と「案内」の3つを同時にこなす必要があります。どれかひとつでも欠けると、受け取った相手が困ったり、不安になったりします。以下の点を押さえておくと、余計な問い合わせが減り、先方にとっても親切な文書になります。

移転の理由を一文で明確にする「なぜ移転するのか」がわからないと、受け取った相手は業績不振や縮小移転を想像することがあります。「事業拡大に伴い」「業務効率の向上のため」など、前向きな理由を冒頭段落に一文添えるだけで、文書全体の印象が変わります。
電話番号・FAX番号の変更有無を明記する移転案内で最も問い合わせが多いのが「電話番号は変わりますか？」です。変更なしでも「従来どおり変更ございません」と必ず記書きに記載してください。書いていないと「書き忘れ？」と思われます。
業務開始日（新住所での稼働開始日）を明示する引越し日と業務開始日が異なることはよくあります。「いつから新しい住所宛に送ればよいか」を先方が判断できるよう、業務開始日を記書きの最初に記載してください。
最寄駅・アクセス情報を添える新しい住所だけでは来訪時に迷う場合があります。「○○線○○駅から徒歩○分」という一行があるだけで、来社する取引先にとって大きな親切になります。特に乗り換えが必要な場所や、駅から遠い場合は丁寧に書くことをおすすめします。
メールアドレス・ウェブサイトの変更有無も添える電話と同様に、メールアドレスやURLが変わるかどうかも気になる情報です。変更がなければ「変更ございません」と一言添えると、先方がアドレス帳の更新作業をするかどうかをすぐに判断できます。
発送タイミングは業務開始日の2〜3週間前まで直前に届いた案内状は取引先に迷惑をかけます。郵送物の送付先変更・社内への情報共有など、受け取った側にも準備が必要です。遅くとも業務開始日の2週間前、余裕があれば1ヶ月前を目安に発送してください。

本社移転のご案内とは

どんな相手に送るのか

本社移転の案内状は、主に取引先・仕入先・顧客・協力会社などのビジネス関係者に送る文書です。住所が変わることで影響を受ける相手すべてに送る必要があり、送り漏れがあると「知らずに旧住所に郵便を送り続けた」「来社しようとして迷った」というトラブルにつながります。取引関係がある企業・個人のリストを事前に洗い出し、漏れのないよう準備することが大切です。

移転案内状はなぜ必要か

Webサイトの更新やメール一本で済ませることもできますが、長年の取引先や重要顧客に対しては、書面での案内状を郵送することが日本のビジネスマナーとして定着しています。書面を送ることで「大切な取引先として丁寧に扱っている」という印象を与えられ、関係維持にもつながります。特に、代表者名・会社印が入った正式な文書は、先方の社内記録にも残りやすく、実務上も混乱を防ぐ効果があります。

移転理由の書き方について

今回のテンプレートでは「業容拡大に伴う業務効率の向上および組織体制の強化」という理由を使っています。これは多くの企業に汎用的に使える表現ですが、実際の理由に合わせて言い換えることも可能です。たとえば「賃貸借契約の満了」「ビルの建て替えに伴い」「グループ会社との拠点統合のため」など、自社の実情に即した言葉に差し替えてください。なお、ネガティブな事情（業績悪化・縮小など）であっても、文書上は前向きな表現にまとめることが一般的です。

2種類のテンプレートの使い分け

テンプレート1は宛先・発行者欄がなくシンプルな構成のため、封書に差し込む形で大量に郵送するケースに向いています。テンプレート2は「お取引先各位」の宛先・会社名・代表者名・発行日が明記されており、文書単体で完結する構成です。手渡し・メール添付・FAX送信など、封筒を使わない場合はテンプレート2を使うと受け取った側が一目で発信元を確認できます。

文面をカスタマイズするとすれば

今回のテンプレートはそのまま使えますが、移転の経緯や業種・相手との関係によって少し手を加えると、よりぴったりの案内状になります。

変更したい箇所	カスタマイズ例	こんな場面に
移転理由	「業容拡大」→「賃貸借契約の満了に伴い」「グループ会社との拠点統合のため」「ビル建て替えに伴い」	実際の移転事情に合わせて
宛先の書き方	「お取引先各位」→「お得意様各位」「関係者各位」「お客様各位」	送付先の属性に合わせて変更
頭語・結語	「謹啓〜敬具」→「拝啓〜敬具」（やや簡略化）、またはなし（掲示物・メール本文として使う場合）	媒体・相手に合わせて
電話番号が変わる場合	「従来どおり変更ございません」→「下記のとおり変更となります」に差し替え、新旧番号を並記	電話・FAX番号が変わる移転
新オフィスの特徴	「各部門の連携を強化」→「お客様専用の打ち合わせスペースを設けました」「バリアフリー設計のご来社しやすい環境」など具体的なメリットを追記	来客の多い業種・顧客への配慮
記念品・内覧会の案内	「移転に伴いご挨拶を兼ねたご内覧会を開催いたします」と一文追加	オフィス内覧会・移転記念品を送付する場合