出勤停止処分通知書テンプレート｜就業規則に対応した通知文例
出勤停止処分通知書は、就業規則に基づき従業員へ出勤停止処分を正式に通知する際に使用する重要な社内文書です。処分内容だけでなく、処分理由や適用条項、今後の対応などを明確に記載することで、適正な手続きを進めることができます。
このページでは、Wordで編集できる出勤停止処分通知書テンプレートを無料で配布しています。
情報管理規程違反を想定した文例と、業務用車両の私的利用・職務専念義務違反を想定した文例の2種類を収録しています。会社名や就業規則の条文、処分内容などを書き換えるだけで、自社の運用に合わせた通知書として利用できます。
出勤停止処分通知書テンプレートについて
出勤停止処分通知書は、就業規則に基づき決定した出勤停止処分を本人へ正式に通知するための文書です。
処分内容だけを伝えるのではなく、懲戒の根拠となる就業規則、処分理由、処分期間、今後の対応などを明確に記載することで、社内手続きを適切に進めることができます。
企業によって就業規則や懲戒基準は異なるため、実際に利用する際は、自社の就業規則や労働関係法令に沿って内容を確認・編集することが大切です。
このテンプレートの特長
実務を意識した通知書構成
処分内容、処分理由、今後の対応までを整理した構成となっており、人事・総務部門での社内手続きに利用しやすい内容です。
懲戒処分の経緯や根拠を明確に記載しやすく、社内文書としてそのまま活用できます。
Word形式で自由に編集可能
Word（.docx）形式のため、会社名、社員名、就業規則の条項、処分期間、違反内容などを自由に編集できます。
自社書式へ変更したり、承認欄や発行番号などを追加したりすることも可能です。
幅広い懲戒事案に対応
文例を書き換えることで、さまざまな懲戒事案へ応用できます。
- 情報管理規程違反
- 無断欠勤
- 業務命令違反
- 私的な会社資産の利用
- ハラスメント行為
- 機密情報の持ち出し
- 就業規則違反
- 安全規程違反
- 重大な服務規律違反
- 業務妨害行為
テンプレート作成のポイント
処分理由を具体的に記載する
いつ、どこで、どのような行為があったのかを客観的に記載し、就業規則のどの条項に該当するのかを明確にしましょう。
曖昧な表現ではなく、事実に基づいた内容を記載することが重要です。
就業規則との整合性を確認する
処分内容は、就業規則に定められた懲戒事由や処分基準に沿って作成する必要があります。
処分期間や賃金の取り扱いについても、自社規程との整合性を確認しましょう。
今後の対応を明記する
処分後の勤務復帰や再発防止への期待、再度同様の行為があった場合の対応などを記載することで、本人へ適切に注意喚起できます。
事実確認を十分に行う
処分通知書を作成する前には、本人への事情聴取や関係者からの聞き取りなどを行い、事実関係を十分に確認したうえで作成しましょう。
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テンプレート1：出勤停止処分通知書（情報管理規程違反）
顧客情報を無断で私物の記録媒体へ保存したケースを想定した文例です。
情報管理規程違反や情報セキュリティ事故への対応を例としており、事実確認、処分理由、再発防止までを分かりやすくまとめています。
個人情報保護や機密情報管理に関する懲戒通知書の作成にも応用できます。
出勤停止処分通知書
就業規則第24条（懲戒）に基づき、慎重に事実確認および本人からの事情聴取を行った結果、下記のとおり懲戒処分を決定しましたので通知いたします。
記
1．処分内容
令和○年○月○日から令和○年○月○日までの5営業日間の出勤停止処分とします。
なお、出勤停止期間中は無給とし、会社への立ち入りおよび業務への従事を禁止します。
2．処分理由
令和○年○月○日、あなたは社内で取り扱う顧客情報を、会社の許可を得ることなく私物の記録媒体へ保存していたことが確認されました。
本件は情報管理に関する社内規程および就業規則に違反する行為であり、情報セキュリティ上の重大なリスクを招くものでした。調査の結果、情報の外部流出は確認されませんでしたが、社内規程を著しく逸脱した行為であると判断しました。
会社は今回の事案を重く受け止め、就業規則第24条に基づき、上記の懲戒処分を決定しました。
3．今後について
今回の処分を真摯に受け止め、就業規則および各種社内規程を遵守するとともに、再発防止に努めてください。
なお、同様またはこれに類する行為が再度確認された場合には、より重い懲戒処分の対象となることがあります。
以上
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テンプレート2：出勤停止処分通知書（業務用車両の私的利用）
業務用車両を無断で私的利用し、勤務時間中に職務を離脱したケースを想定した文例です。
職務専念義務違反や会社資産の不適切な使用などを理由とした懲戒処分通知書として利用できます。
また、服務規律違反や業務命令違反など、さまざまな懲戒事案へ応用しやすい構成となっています。
出勤停止処分通知書
就業規則第38条第2項の定めにより、貴殿を下記のとおり出勤停止処分といたしますので、ここに通知いたします。
記
1．処分内容
令和8年10月1日から10月14日までの14日間、出勤を停止する。
なお、当該期間中の賃金は無給とし、賞与・昇給の査定においても本処分の内容を考慮するものとする。
2．処分理由
貴殿は、令和8年8月18日、配送業務中に業務用車両を私的な用件のために無断で使用し、勤務時間中に長時間にわたり職務を離脱した。当該行為は、就業規則第38条第2項に定める職務専念義務違反および会社車両の私的利用禁止規定に該当し、また、複数回にわたる上長からの口頭注意にもかかわらず改善が見られなかったことから、就業規則に定める懲戒事由に該当するものと判断した。
3．今後の対応
出勤停止期間終了後は、通常通り所属部署への復帰を命じる。ただし、今後同様の行為が再度確認された場合には、より重い懲戒処分（降格または懲戒解雇）を検討することとなる旨、あわせて申し添える。
以上
テンプレートのダウンロードについて
出勤停止処分通知書は、就業規則に基づく懲戒処分を正式に通知する重要な社内文書です。
本ページでは、情報管理規程違反と業務用車両の私的利用を例とした2種類のWordテンプレートを掲載しています。どちらも実務を意識した構成となっており、さまざまな懲戒事案に応用できます。
Word形式で自由に編集でき、登録不要で無料ダウンロードできますので、人事・総務業務の参考資料としてぜひご活用ください。
ここに掲載しているテンプレートは無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名や社員名、処分理由、就業規則の条項、処分期間などを書き換えるだけで、自社の出勤停止処分通知書として利用できます。
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