クレーム報告書のテンプレートを未登録＆無料でダウンロードできます。
配送破損・商品不具合・商品初期不良の3つの例文入りクレーム報告書Excelテンプレートを無料で掲載しています。
再発防止策を具体化しまとめることで、クレーム処理を共有することができ、顧客満足度の向上につなげることができます。
具体的な例文を参考にすることで、実際の報告書作成に素早く対応できます。
ここで掲載しているのは、下の3書式です。
- 配送破損のクレーム報告書：配送商品が破損して到着。配送関連トラブルの管理にご利用ください。
- 商品不具合のクレーム報告書：購入後1週間でスマホが動作不良を起こした。使用後に発生するクレームの記録と対策にご利用ください。
- 商品初期不良のクレーム報告書：製品の一部に初期不良が発生。出荷時点での品質管理にお役立てください。
緊急度・重要度やクレームの影響範囲の項目を追加するなど、Excelで自由に修正しご利用ください。
テンプレートはセキュリティソフトが動作している環境で作成しています。未登録・無料でダウンロードできます。
ご使用は自己責任でご利用ください。
関連する「社内向け改善報告書のWordテンプレート2書式」もぜひ参照してください。
配送破損のクレーム報告書のテンプレート
Excelファイル1 無料ダウンロード
クレーム報告書 株式会社DDDEEE
報告番号 A-101
発生日 年月日
報告日 年月日
報告者名 山田
発生場所 A支店から顧客に納品（〇県〇市）
クレーム内容 配送商品が破損して到着
原因 梱包が不十分で輸送中に破損
対応策 代替品を即日発送し、顧客にお詫びの連絡を実施
今後の対策 梱包材の強化と輸送業者との定期的な確認
備考 顧客からの感謝のフィードバックを受領
商品不具合のクレーム報告書のテンプレート
Excelファイル2 無料ダウンロード
クレーム報告書 株式会社DDDEEE
報告番号 A-102 発生日年月日
報告者 カスタマーサービス部 山田
発生日時 年月日 購入日 年月日
商品名 スマートフォン AABB-200 顧客名 鈴木様
クレーム詳細 鈴木様より、購入したスマートフォンAABB-200の電源が入らないとの連絡がありました。購入後5日目で突然電源が入らなくなったとのことです。
対応内容 〇月〇日14:30頃、鈴木様より当該製品の電源が入らないとのお申し出がありました。直ちに以下の対応を行いました。
●お詫びと状況確認
佐藤様に深くお詫びを申し上げ、問題の詳細についてお伺いいたしました。
●問題の切り分け
充電状況や電源ボタンの動作確認など、基本的なトラブルシューティングを実施いたしました。
●解決策の提案
製品の不具合の可能性が高いと判断し、最寄りのサービスセンターでの点検・修理をご提案いたしました。
●フォローアップ
修理期間中の代替機の提供と、修理期間（約1週間）についてご説明いたしました。
今後の対応
1.サービスセンターにて製品の詳細な点検を行います。
2.品質管理部門に同様の不具合報告がないか確認を依頼いたします。
3.修理完了後、鈴木様へフォローアップのご連絡を差し上げます。
再発防止策”本件を踏まえ、以下の再発防止策を提案いたします。
製造工程での品質チェック強化
出荷前の動作確認手順の見直し
顧客サポート体制の強化
商品初期不良のクレーム報告書のテンプレート
Excelファイル3 無料ダウンロード
クレーム報告書 株式会社DDDEEE
報告者
報告番号 A-103 発生日 年月日
部署・氏名カスタマーサービス部 山田
概要
発生日時 年月日 発生場所 東京オフィス
商品名 測定機器BB00
クレーム内容 納品された商品に不具合があり、顧客からクレームが発生
詳細な説明
問題の詳細 納品された製品Aの一部に初期不良が見つかり、顧客から返品依頼がありました。製品の動作不良により、顧客の業務に支障が生じました。
影響範囲 製品Aの納品先全体に影響があり、10社の顧客から同様のクレームが発生しました。
関係者 営業部、製品開発部、品質管理部
解決策と対応
初期対応 クレーム受領後、すぐに顧客に謝罪し、代替品を緊急手配しました。
根本原因の調査 品質管理部が不具合の原因を調査し、製造工程でのミスが発覚。
恒久的な解決策
製造工程を見直し、再発防止策を実施。品質管理プロセスを強化。
今後の予防策
定期的な品質チェックの実施と、顧客フィードバックの迅速な反映。
所感
報告者の所感
顧客の信頼を回復するために、全社一丸となって迅速かつ効果的な対応を行うことが重要です。今回の迅速な対応に感謝しています。
必要なサポート
顧客対応を円滑に進めるための追加リソースの提供および品質改善活動への支援をお願い致します。